Informatie goed vastleggen. Zorgen dat collega’s dossiers kunnen terugvinden. Mails niet eindeloos in persoonlijke mailboxen laten staan. We weten allemaal dat het belangrijk is. Toch blijft het in de praktijk vaak hangen in goede bedoelingen. Om daar verandering in te brengen, is binnen de drie kerndepartementen van EZK en LVVN gestart met de werksessies ‘Goed omgaan met informatie’. De pilot is inmiddels afgerond. Projectleider Sanne Bink vertelt wat de aanpak oplevert.
Waarom zijn deze werksessies nodig?
De informatiehuishouding van de kerndepartementen zit nu op volwassenheidsniveau 2.6. De ambitie is niveau 3: gestructureerd werken volgens kaders en richtlijnen, zodat informatie nu én later bruikbaar blijft. Volgens Sanne is dat minder abstract dan het klinkt: “Veel collega’s herkennen het meteen. Je zoekt een document en kunt het niet vinden. Of een dossier blijkt niet compleet. Dan merk je hoe afhankelijk we zijn van goede afspraken. Zeker met onderwerpen als de Woo of een kabinetswissel voel je hoe belangrijk het is dat je je dossiers op orde hebt.” Toch werkte de traditionele benadering niet altijd: “Het was vaak: je moet dit, je moet dat. Voor veel mensen voelde informatiebeheer als corvee. Stoffig en extra werk. Dat wilden we doorbreken.”
Wat gebeurt er in zo’n werksessie?
Het traject bestaat uit drie sessies, met telkens een paar weken ertussen. Daarin gaat het team zelf aan de slag met de eigen praktijk. Binnen de sessies wordt gebruikgemaakt van werkbladen uit de Leerhuis Toolkit ‘Samen slim opslaan’. Met deze werkbladen werkt het team begeleid aan praktische afspraken over het opslaan van documenten. Zo stellen ze samen een concreet plan op, bespreken knelpunten en formuleren teamafspraken.
“In de eerste sessie brengen we in kaart waar het schuurt”, licht Sanne toe. “Informatie die niet terug te vinden is. Mappenstructuren die niemand meer begrijpt. Mails die in mailboxen blijven staan. Vervolgens kiezen teams een paar kleine, haalbare stappen. Bijvoorbeeld: we gaan mails opslaan in SIRIS. Of we spreken een vaste naamgeving af.” Tussen de sessies door past het team die afspraken toe. “Het is geen training waar je alleen luistert. Teams experimenteren in de weken erna. Wat werkt lekker? Wat niet? In de volgende sessie scherpen we dat aan.”
"De aanpak is bewust praktisch en laagdrempelig. In de pilot werd gewerkt met vaste rollen in de sessie — voorzitter, notulist, timekeeper, kwaliteitsbewaker — zodat het gesprek echt van het team is.”
“Wat mij vooral verraste was hoe praktisch de sessies waren. We hebben heel concreet gekeken naar onze eigen manier van werken en daar direct afspraken over gemaakt.”
- Quote van een deelnemer
Wat levert het op?
De pilot liep onder meer bij Directie LGNS (Landelijk Gebied en Stikstof) en het CIO Office. In totaal deden veertien teams mee. De eerste effecten zijn concreet, aldus Sanne; “Je ziet dat er meer mails worden opgeslagen in SIRIS. Misschien nog niet altijd in de perfecte map, maar het gebeurt wel. Teams sturen vaker linkjes in plaats van bijlagen. En ze maken voor het eerst echt concrete werkafspraken: wie slaat wat waar op, hoe noemen we documenten, welke dossiers pakken we als eerste aan.” Volgens Sanne zit de grootste winst in iets anders: “Teams ervaren meer autonomie. Het is niet meer alleen ‘dit moet’. Ze denken zelf na over wat in hun werkpraktijk logisch is, binnen de kaders die er zijn. Dat maakt het minder zwaar en eerlijk gezegd ook leuker.”
Aan het einde van de derde sessie legt elk team de afspraken vast op een poster. Die wordt door iedereen ondertekend en krijgt een plek op de afdeling. “Dat klinkt misschien symbolisch, maar het werkt. Het maakt afspraken zichtbaar. En andere teams worden nieuwsgierig: wat hebben jullie afgesproken?”
“We zijn nu veel bewuster in hoe we samenwerken en hoe we documenten benoemen. Documenten krijgen een vaste naamgevingsstructuur en we werken vrijwel altijd in samenwerkingsruimten in plaats van heen en weer te mailen via Outlook.”
- Quote van een deelnemer
Hoe wordt omgegaan met verschillen tussen teams?
"Niet elk team start op hetzelfde punt. Sommige directies zijn al langer bezig met archiefdagen of structurele opschoning, andere teams staan nog aan het begin. Maar in de basis maakt het eigenlijk niet uit waar een team staat,” zegt Sanne. “We kijken: waar zit jullie volgende stap? Zolang er beweging is, zit je goed. Het gaat niet om een cijfer op papier, maar om bewustwording en gedrag.”
Wat is de volgende stap?
De pilot is afgerond en de lessen zijn meegenomen in de verdere uitrol. Inmiddels zijn de sessies bij andere directies en DG’s gestart. Tussen nu en september komt iedereen aan de beurt. “Goed omgaan met informatie is geen project op zichzelf,” besluit Sanne. “Het is onderdeel van professioneel werken. Als je daar als team samen het gesprek over voert, kun je echt stappen zetten.”
Meer weten?
Bekijk de toolkit ‘Samen slim opslaan’ voor teams. Of leer meer over organisatiecultuur en gedragsverandering en hoe je dat aan kunt pakken binnen jouw organisatie.