Normenkader als kompas voor informatiehuishouding

Houvast in versnipperde wet- en regelgeving

"Binnen ons vakgebied hebben we te maken met veel verschillende wetgeving,” vertelt Bart. “Denk aan de Archiefwet, de AVG, de BIO en allerlei AI- en datawetgeving vanuit Europa. Dat maakt het werkveld complex – zeker omdat die verschillende wetten en regels elkaar soms ook nog tegenspreken.”

Een normenkader kan uitkomst bieden. Bart: “Zie het als een paraplu waar al die versnipperde wetten en regels onder samenkomen. Dat helpt ze te vertalen naar duidelijke uitgangspunten en toetsbare eisen. Het zorgt voor samenhang, maakt compliance inzichtelijk en biedt organisaties houvast bij het inrichten en verbeteren van hun informatiehuishouding.” De plannen voor een dergelijk normenkader liggen er al. In december 2025 heeft de Rijksoverheid in het meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid aangegeven dat er een duidelijk normenkader moet komen voor informatiehuishouding.

Van verouderde baseline naar nieuw normenkader

Het idee van een normenkader is niet nieuw. Bart: “We hebben al de Baseline Informatiehuishouding Rijk uit 2009, maar die is inmiddels sterk verouderd. Deze baseline is vooral gericht op de Archiefwet. Het nieuwe normenkader gaat zich richten op het samenspel tussen de verschillende i-wetten: Archiefwet versus Informatieveiligheid, AVG versus Wet open overheid. Departementen moeten nu rekening houden met meerdere kaders tegelijk en krijgen vanuit verschillende toezichthouders vragen over bijvoorbeeld privacy, informatiebeveiliging en data.”

Daarom werkt Bart samen met collega’s van CIO Rijk aan een nieuw normenkader. Bart: “We doen dat samen met alle departementen en andere betrokken partijen, zoals de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en het Nationaal Archief. Het is belangrijk dat de mensen die ermee moeten werken goed begrijpen waar het over gaat.” Volgens Bart ontbrak het bij de oude baseline aan duidelijke afspraken over het gebruik. Ook waren er geen afspraken over het implementeren van de Baseline en wie nu de eigenaar is. “Dan zie je dat zo’n kader uiteindelijk ergens in een la belandt, omdat niemand er goed mee kan werken. Dat willen we nu voorkomen.”

Zoektocht naar houvast in de praktijk

In de trainingen die Bart geeft voor het Leerhuis, ziet hij dat deelnemers vooral op zoek zijn naar houvast. “Ik geef de training Introductie informatiehuishouding zowel aan startende informatieprofessionals als aan mensen die informatiehuishouding ‘erbij’ doen. Bij hen leeft vooral de vraag: waar begin je en hoe pas je wetgeving concreet toe in je eigen organisatie? Daarnaast geef ik ook de training Visiecreatie voor informatiebeheer. Daar liggen de vragen meer op strategisch niveau: hoe vertaal je normen naar je organisatie en hoe geef je daar de komende jaren richting aan?”

Omdat een duidelijk normenkader nog ontbreekt, ontwikkelt iedere organisatie nu eigen oplossingen en uitgangspunten Bart: “Dat helpt, maar het zorgt ook voor versnippering. Juist daarom is er behoefte aan meer gezamenlijke afspraken, zodat organisaties niet allemaal zelf het wiel hoeven uit te vinden.”

Heldere richtlijn

Een helder normenkader werkt door in de hele informatiehuishouding: van beleid tot processen, organisatie en de inrichting van systemen. Bart: “Een normenkader geeft een richtlijn van wat wij als Rijksoverheid belangrijk vinden en hoe we aan de wet- en regelgeving rond informatie willen voldoen. Tegelijkertijd helpt het toezichthouders om toetsbare eisen te formuleren in een toetsingskader. Dat geeft voor bestuurders mogelijkheden om te sturen of zich te kunnen verantwoorden.”

Ook kun je als organisatie je zelfevaluatie-instrumenten hierop aanpassen. Zo weet je al voordat een officiële inspectie wordt uitgevoerd, of je voldoet aan wet- en regelgeving. Bart legt uit: “Je kunt wachten tot een inspectie langskomt en dan zien of je voldoet aan de eisen. Maar je kunt ook zelf actief gaan meten, monitoren en evalueren aan de hand van de normenkaders. Zo weet je tussentijds wat er nodig is om aan de wetgeving te voldoen en kunnen managers daar ook op sturen.”

Basis voor een goed gesprek

Hoewel een normenkader richting kan geven, benadrukt Bart dat dit alleen werkt als je het vertaalt naar je eigen organisatie. Zijn belangrijkste tip: “Ga het gesprek aan en neem je collega's mee in de rol van informatie in jullie eigen dienstverlening. Alleen regels opleggen werkt niet. Ze moeten begrijpen waarom het belangrijk is. Wanneer je informatiehuishouding en informatiebeheer écht onderdeel maakt van ieders werk, zorg je dat een normenkader niet alleen iets op papier blijft, maar daadwerkelijk wordt toegepast in de praktijk.”