Weten dat informatiehuishouding belangrijk is, is iets anders dan weten hoe en wat er concreet moet gebeuren en daar ook naar handelen. Dat werd zichtbaar in een onderzoek onder medewerkers van de Belastingdienst. De uitkomst was duidelijk: 97% van de medewerkers gaf aan informatiehuishouding belangrijk te vinden. Maar er kwam ook iets anders naar voren: de behoefte aan concrete handvatten en handelingsperspectief. Roos van Sambeek die als ad-interim veranderkundige verbonden is aan het Programma Informatiehuishouding op orde (IOO BD) bij de Belastingdienst, had daarop een antwoord: het Bewust Bewaren Spel.
Roos van Sambeek
In de praktijk blijven organisaties in verandertrajecten vaak hangen in handreikingen en droge instructies op papier. Maar daarmee verander je niet automatisch het alledaagse gedrag. Ze passen namelijk niet altijd bij de dagelijkse praktijk van de werknemer. “Je kunt nog zoveel nota's schrijven, maar als gedrag niet verandert, draai je je om en is alles weer bij het oude,” bevestigt Roos.
Voor de Belastingdienst koos ze daarom voor een andere aanpak: spelenderwijs leren.
Van beleid naar praktijk
Roos stapte in bij een al lopend IHH-programma van de Belastingdienst. De menselijke, praktische kant binnen het programma moest nog grotendeels worden vormgegeven. Dat bleek bovendien een complex project: de Belastingdienst is één van de grootste werkgevers van Nederland, met 28.500 werknemers en 21 directies. Dat levert honderden informatiesystemen op. Hoe pak je zo'n groot overkoepelend thema aan in een organisatie met zó veel verschillende visies en belangen?
Niet via droog beleid, maar met behulp van concrete handvatten, die mensen in beweging brengen. Door gedragsprincipes te vertalen naar een spel, activeer je wat Roos noemt ‘het spelende kind' in werknemers: de bereidheid om open te staan voor andere mogelijkheden, te leren, te experimenteren en te reflecteren. Bovendien maak je een lastig onderwerp simpel, praktisch en bespreekbaar. Met je collega’s én je leidinggevende. Precies wat je nodig hebt voor gedragsverandering. “Als mensen spelen, zijn ze veel meer geneigd om out of the box te denken,” vertelt Roos. “Spelen voelt minder risicovol. Ze durven sneller uit te proberen en fouten te maken.”
Van scepsis naar enthousiasme
Of het idee van het Bewust Bewaren Spel goed zou worden ontvangen, was in het begin nog maar de vraag. “Collega's vonden het leuk, maar dachten niet meteen dat het bij de Belastingdienst zou gaan werken,” vertelt Roos. Ze besloot een proeverij van het spel te organiseren tijdens het leiderschapsfestival van de Belastingdienst. Daar konden deelnemers een aantal spellen alvast ‘proeven’. Het overtuigde de meest kritische collega’s. "Collega’s werden overtuigd door het enthousiasme van de deelnemers en leidinggevenden". Het resulteerde in een pilot, die binnen de kortste keren ook uit zijn voegen groeide. "We hoopten dat twintig teams zich zouden aanmelden, maar na de proeverij hadden we er al veertig.” Uiteindelijk deden dertig teams mee aan de pilot, verspreid over de hele organisatie. Op dit moment rolt Roos het spel landelijk binnen de Belastingdienst uit, waardoor in één jaar 600 teams het spel kunnen gaan spelen. “Ook daar is al veel animo voor. Bijna alle slots van de komende maanden zijn al gevuld.” Een groot succes, dus.
Het Bewust Bewaren Spel
Tijdens een Bewust Bewaren Spel speel je niet één, maar zeven spellen. Ieder spel is gekoppeld aan één van de zeven concrete stappen van Bewust Bewaren – een concept dat is ontwikkeld binnen het bredere IHH-programma van de Belastingdienst.
1. Bewaar niet meer e-mail dan nodig
2. Opslaan van informatie: maak het vindbaar
3. Maak terughoudend gebruik van je N-schijf of OneDrive
4. Geef bestanden een duidelijke naam
5. Deel bestanden niet meer als bijlage
6. Houd rekening met privacy
7. Draag bij aan openheid en transparantie
De spellen zelf zijn eenvoudig opgezet: in de vorm van domino, memory of zelfs een pubquiz. Je speelt de spellen in groepen van maximaal 20 deelnemers. Aan de hand van herkenbare praktijksituaties leer je hoe je met abstracte IHH-informatie concreet om moet gaan. Roos: “Het is ook echt een teambuilding-activiteit. Teams gaan met elkaar het gesprek aan: hoe doen wij dit eigenlijk in onze dagelijkse praktijk?” Aansluiting vinden met een praktijkervaring maakt het een stuk makkelijker om antwoord te vinden op de concrete ‘hoe dan?’-vraag.
Ook de nabespreking helpt daarbij. Teamleden bespreken met elkaar wat de vervolgstappen zijn. Wat gaan ze doen met deze nieuwe informatie en welke werkafspraken gaan ze maken? Welke afspraken gebruiken ze al en welke nog niet?
Bewust Bewaren Spel
De rol van de leidinggevenden
Hoewel het Bewust Bewaren Spel toegankelijk is voor werknemers uit alle lagen van de organisatie, vormen leidinggevenden een cruciale schakel. Hun betrokkenheid is essentieel. "Hun deelname is echt een voorwaarde,” aldus Roos. “Met hun deelname tonen ze betrokkenheid, maar trekken ze ook de kar wat betreft gedragsverandering. Want als ze het zelf niet doen, waarom zouden hun werknemers het dan wel doen?”
Bovendien vormen leidinggevenden ook de sleutel tot succes op de lange termijn. Zij kunnen het onderwerp op de agenda zetten in overleggen en afspraken. En zíj kunnen hun teams aanspreken op gedrag op het gebied van die afspraken. Om uiteindelijk met discipline en routine IHH een plek te geven in de dagelijkse praktijk van hun team.
Het voorkomt dat verandering voor informatiehuishouding blijft bij een éénmalige activiteit. Het zorgt voor daadwerkelijke gedragsverandering.
De Belastingdienst en het Leerhuis: een verrassende samenwerking?
Het concept van het Bewust Bewaren Spel spreekt het Leerhuis dan ook erg aan. Samen met Roos wordt nu gekeken of er iets vergelijkbaars aangeboden kan worden binnen de Leerhuis-catalogus. Als spel, maar misschien ook als leerinterventie rondom gedragsverandering in de informatiehuishouding. Heel logisch en belangrijk, volgens Roos: “De uitdaging rondom gedragsverandering is niet uniek voor de Belastingdienst. Het spel vormt een goede eerste stap om van bewust zijn naar actie te gaan.”