Het programma Transparantie in Informatie (TiI) van EZ, KGG en LVVN introduceert de Woo-Express: een hands-on training voor beleidsmedewerkers die een Woo-verzoek onder handen hebben, waarin ze onder begeleiding de taken binnen het Woo-proces doorlopen. Het Leerhuis hielp met de ontwikkeling van de Woo-Express en gaf de training in de pilotfase. Die pilot is succesvol afgerond, dus in het nieuwe jaar kunnen de 3 ministeries in sneltreinvaart aan de slag.
Daniëlle Blacquière
Daniëlle Blacquière is projectleider Strategisch opleidingsplan Woo en openbaarmaking bij TiI. Toen ze in oktober 2024 startte met het opleidingsplan, zijn er 2 keuzes gemaakt: “We hebben de focus gelegd op openbaarmaking op verzoek en op de beleidsmedewerkers. Daarnaast vonden we het belangrijk dat het opleidingsplan werd afgestemd op de dagelijkse praktijk op de verschillende ministeries. Het leeraanbod aanbieden op de juiste tijd en juiste plaats waren daarom belangrijke randvoorwaarden.”
3 opleidingslijnen
Dat heeft geleid tot een opleidingsplan met 3 opleidingslijnen. Daniëlle: “Allereerst laten we alle nieuwe medewerkers tijdens de onboarding kennis maken met de Woo, zodat zij zich meteen vanaf het begin bewust zijn van openbaarmaking en wat daarvoor nodig is. Onder meer dat ze bij het opstellen van documenten meteen schrijven voor openbaarmaking: de 2e opleidingslijn. De 3e lijn is de Woo-Express.”
Praktische begeleiding bij het eigen Woo-verzoek
De Woo-Express is een training van een dag, waarin beleidsmedewerkers die aan een Woo-verzoek werken praktische ondersteuning krijgen. Onder begeleiding doorlopen ze voor hun eigen Woo-verzoek de 8 taken in het Woo-proces (zie afbeelding) en oefenen ze bijvoorbeeld met het beoordelen van politieke gevoeligheid, het bepalen van de reikwijdte en het zoeken naar documenten. Voorafgaand aan de training volgen de deelnemers een e-learning van 1 uur. De Woo-Express is ontwikkeld door TiI in samenwerking met onder meer de Woo-unit, Directie Communicatie, het Enquête Informatie Team, beleidsmedewerkers én het Leerhuis.
Beter samenwerken en afstemmen
In Q3 heeft er in samenwerking met het Leerhuis een pilot gelopen met de Woo-Express. Conclusie: de training is effectief als je kijkt naar de kennis en vaardigheden die worden opgedaan. Daniëlle zou graag méér willen weten: “Is dat effect ook zichtbaar in de praktijk? Ik hoop dat we op termijn gaan zien dat de gemiddelde afhandelingstermijn korter wordt. Wel al duidelijk is dat de medewerkers dankzij de training beter kunnen samenwerken en afstemmen.”
"Komt er een Woo-verzoek binnen, dan weet ik nu waar ik begin, wat de stappen zijn, wie ik om hulp kan vragen en wat me te wachten staat in het proces"
En de Woo-Express gaat dóór! “In 2026 gaan we de training 10 keer geven én op verzoek: we gaan graag de organisatie in. TiI neemt dan het stokje over van de Leerhuis-docent, maar we kunnen altijd terugvallen op het Leerhuis als we veel aanvragen krijgen of om ervaringen uit te wisselen. Dat is fijn. Ondertussen blijven we evalueren, verbeteren en aanvullen, onder meer met verplicht actief openbaar maken.”
Spoorboekje
“Tegelijkertijd werken we aan een goede overdracht om de Woo-Express structureel in te bedden. Zo hebben we het Woo-Express spoorboekje. Dat wordt tijdens de training gebruikt als werkboek en fungeert na de training als naslagwerk met zoektips, instructies voor lakken en wegwijzer voor vragen. Al deze informatie komt ook gestructureerd op Rijksportaal te staan. Ook denken we aan een train-de-trainer-training. Daarmee zou de Woo-Express ook geschikt worden voor andere rijksoverheden, afgestemd op de context van je eigen ministerie. Wij delen het graag!”
Werk je bij EZ, KGG of LVVN? Dan vind je de Woo-Express in het Leerportaal! Zit je bij een ander bestuursorgaan? Kom dan naar de Open Donderdag op 5 februari in het Nationaal Archief. Deze wordt voor dan voor het eerst georganiseerd door de Informatie Academie en gaat over de Woo-Express. Het Leerhuis-aanbod over openbaarmaking vind je hier op Mijn Leerhuis.