Het komt helaas nog regelmatig voor: een medewerker verlaat de organisatie en plotseling is bepaalde informatie ontoegankelijk of zelfs 'kwijt'. Denk aan mailboxen waar niemand meer bij kan of documenten op persoonlijke schijven. Hoe zorg je ervoor en borg je dat relevante informatie van deze medewerker toegankelijk blijft voor de organisatie?
In de blogreeks Zo Zit Dat beantwoorden we veel gestelde vragen van collega's over informatiehuishouding. In deze blog leggen we uit wat je moet je doen om informatie veilig en toegankelijk te houden wanneer iemand de organisatie verlaat.
Waarom is een goede offboarding zo belangrijk voor informatiehuishouding?
Met offboarding in het kader van informatiehuishouding wordt bedoeld het zorgvuldig overdragen, opschonen en waarborgen van informatie bij het vertrek van een medewerker. Zowel de nieuwe archiefwet als de Wet Open Overheid (Woo) vragen om een overzichtelijke en duurzame informatiehuishouding. Dat betekent dat documenten en data vindbaar en toegankelijk moeten blijven - óók als de medewerker is vertrokken. In de dagelijkse praktijk blijkt echter dat waardevolle informatie vaak verspreid staat over persoonlijke mailboxen en werkomgevingen. Zodra een medewerker vertrekt, kan die informatie uit beeld verdwijnen.
Dit raakt niet alleen de wettelijke verplichtingen, maar ook de continuïteit van de organisatie. Wanneer informatie bij offboarding niet goed wordt overgedragen, kunnen projecten vertraging oplopen, stilvallen of zelfs onvindbaar raken.
Goede offboarding begint bij een stevige onboarding
Als de informatiehuishouding aan de voorkant goed is geregeld, is de offboarding vooral een moment om samen zorgvuldig af te ronden. Idealiter bestaan er vanaf het begin concrete werkafspraken die iedereen kent en volgt. Door deze afspraken al bij het inwerken te bespreken, weten nieuwe collega’s vanaf dag één wat er van hen wordt verwacht en hoe zij verantwoord omgaan met informatie in hun dagelijkse werk.
Wat is het belangrijkst voor informatiebehoud bij offboarding?
Weet welke informatie zich waar bevindt. Loop met behulp van de checklist alle relevante locaties na, zowel persoonlijke als gedeelde werkomgevingen. Bijvoorbeeld:
- Gedeelde en persoonlijke netwerkschijven
- E-mail en chatberichten
- Teams/Sharepoint
- Virtuele locaties zoals Dropbox en OneDrive
Zo weet je zeker dat er niks verloren gaat. Vervolgens kun je per locatie bepalen of de informatie bewaard moet blijven, of juist verwijderd moet worden.
Welke hulpmiddelen kan ik inzetten bij offboarding?
- De Leerhuis-handreiking: Een praktisch document met uitleg over het offboardingsproces, veelvoorkomende risico’s en handvatten voor adviesgesprekken met HR, leidinggevenden en vertrekkende medewerkers.
- De Leerhuis-checklist: Een concreet instrument voor informatieprofessionals en hun teams wanneer medewerkers de organisatie verlaten. De checklist helpt om gestructureerd na te gaan waar informatie zich bevindt en wat ermee moet gebeuren.
Meer over handreiking en de checklist vind je hier.
Tips voor informatiebehoud bij offboarding van medewerkers
- Sluit aan op wat er al gebeurt: Gebruik bijvoorbeeld de al ingeplande functioneringsgesprekken of projectoverdrachten om informatiebehoud te bespreken. Nieuwe informatie blijft vaak beter hangen bij kleine inhaakmomenten.
- Maak rolverdeling concreet: Informatie gaat het snelste verloren wanneer niet duidelijk is wie er verantwoordelijk is voor die informatie. Maak rollen en verantwoordelijkheden daarom expliciet en concreet voor iedere functie: van HR tot leidinggevende, en van informatieprofessionals tot managementassistenten. De informatieprofessional kan deze rollen ondersteunen en adviseren, door bijvoorbeeld onze checklist met ze te bespreken.
- Pas de checklist voor gebruik eerst aan naar jouw eigen situatie: De checklist is geen kant-en-klaar document. Pas hem aan de systemen van jouw organisatie aan, of gebruik de lijst als leidraad tijdens gesprekken met medewerkers of managers.
Dus, hoe behoud je informatie bij offboarding?
Informatiebehoud begint dus al veel eerder dan bij de offboarding. Richt de informatiehuishouding van de organisatie overzichtelijk in: met duidelijk overzicht over de locatie van informatie, concrete afspraken en een heldere verdeling van verantwoordelijkheden. Als vastligt waar informatie staat, wat bewaard moet blijven en wie wat overdraagt, voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat bij vertrek van medewerkers.
Wil je meer weten over informatiehuishouding en informatiebehoud?
Kijk dan eens bij onze trainingen:
- Introductie tot informatiehuishouding, Maak in één dag kennis met kernbegrippen, actuele wet- en regelgeving en praktische aandachtspunten rondom informatiebeheer en archiefbeheer
- Training Archiveren van social media, Voor informatiebeheerders die zich willen verdiepen in het beheren van informatie die voortkomt uit het gebruik van sociale media en hieraan binnen hun eigen organisatie vorm willen geven.
- E-mailarchivering, Voor medewerkers die vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering, ICT, archief- en informatiemanagement betrokken zijn bij of verantwoordelijk zijn voor (aspecten van) e-mailarchivering in hun organisatie.
Of volg een e-learning:
- E-learning Werken met overheidsinformatie. In deze e-learning leer je hoe je als rijksambtenaar goed met overheidsinformatie omgaat.
- E-learning Slim omgaan met je e-mail. Met praktische instructies en tips voor overheidsmedewerkers om de mailbox op orde te brengen en houden en zo beter bij te kunnen dragen aan goed informatiebeheer.