Voor zowel transparantie als veiligheid is het belangrijk dat documenten snel vindbaar zijn. Dat begint bij een duidelijke naam. Maar wat voor de één logisch lijkt, is voor een ander soms verwarrend. Hoe stel je naamconventies op die voor iedereen werkbaar zijn?
In de rubriek 'Zo Zit Dat' beantwoorden we veel gestelde vragen van collega's over informatiehuishouding. In deze blog leggen we uit hoe je tot logische afspraken rondom naamgeving komt, hoe je die afspraken kunt monitoren en welke lessen organisaties uit de praktijk kunnen trekken. Daniël Snoeck en Laurence Auener van het ministerie van Financiën en Marlous van Herten van de Sociale Verzekeringsbank geven een inkijkje in hun aanpak.
Verschillende eilandjes, dezelfde taal
Het belang van duidelijke documentnamen wordt meestal wel erkend. Toch werkt iedereen in de praktijk vooral vanaf diens eigen ‘eilandje'. Daar spreekt iedereen dezelfde taal en voelen documentnamen al snel logisch. Het besef dat collega's van andere afdelingen een andere taal spreken, ontbreekt volgens Daniël en Laurence vaak. Terwijl ook zij de documenten makkelijk moeten kunnen vinden.
Marlous bevestigt dit beeld: “Als je aan tien mensen vraagt één document een naam te geven, krijg je tien verschillende namen.” Dat kost volgens haar erg veel tijd. Het SVB deed onderzoek naar de gemiddelde zoektijd naar documenten. “Zonder richtlijnen of afspraken over naamgeving duurt het zoeken naar zo'n document écht langer.”
Daarom moeten documentnamen voor iedereen begrijpelijk zijn, ongeacht de afdeling of het team. Daniël: “De maker en de zoeker moeten hetzelfde leren denken.” Dat begint bij duidelijke afspraken over naamgeving: naamconventies.
Hoe stel je goede naamconventies op?
De eerste richtlijnen bij MinFin volgden een algemeen overheidsmodel: GEHOPT (Gezichtspunt, Handeling, Onderwerp, Plaats en Tijd). “Dat model was voor ons niet goed werkbaar,” vertelt Daniël. “Je moest drie van die elementen gebruiken in je documentnaam, maar het maakte niet uit welke. Daardoor liep alles alsnog door elkaar.”
Dus bedachten ze hun eigen eenvoudigere methode. “Onze formule bestaat altijd uit de map plus één element. Ga je een map dieper, dan komt daar één element bij.” vertelt Daniël.
Bijvoorbeeld: je hebt het dossier ‘Project Zo Zit Dat Leerhuis 2026’. Voeg je daar een communicatieplan aan toe, dan wordt de naam: ‘Communicatieplan Project Zo Zit Dat Leerhuis 2026'. Zie de uitgebreidere formule in het voorbeeld hieronder.
Het format is door deze opbouw logisch én geschikt voor eventuele automatisering. Volgens Laurence is die eenvoud cruciaal. Vanuit de praktijk leerde ze al snel: hoe ingewikkelder, hoe meer weerstand. “Als je nieuwe regels verzint moeten die eenvoudiger zijn dan de huidige situatie. Het is voor mensen al lastig genoeg om de aangeleerde situatie los te laten.”
Bij de SVB kozen ze daarom bewust voor meer flexibiliteit. “We houden de richtlijnen vrij algemeen, die terug te voeren zijn op hoe ons DMS werkt.” vertelt Marlous. “We geven tips en een aantal ‘don’ts’, maar verder ligt het eigenaarschap bij de werknemers zelf.” Dat heeft ook te maken met inhoudelijke kennis. “Wij zitten niet op de afdelingen zelf, dus het is voor ons lastiger om te bepalen wat een logische naam is.” Daniël bevestigt dat: “Het heeft geen zin om vanuit een ivoren toren mensen op te leggen wat ze moeten doen. Je moet eigenlijk echt langs bij de afdeling.”
Door de weerstand heen
Nieuwe afspraken roepen bijna altijd weerstand op. Bij de collega's van Daniël en Laurence vooral impliciete weerstand. “Veel mensen zijn vooral druk met hun eigen werk," vertelt Laurence. “Dan voelt het niet belangrijk dat iemand buiten jouw netwerk die informatie ook moet kunnen vinden."
Beide organisaties kozen daarom voor een meer persoonlijke aanpak. Naast een handleiding gaven ze ook mondeling uitleg.
Persoonlijk contact helpt om weerstand te verminderen. Handleidingen worden vaak vluchtig gelezen en kunnen ingewikkelder lijken dan ze zijn. Face-to-face kun je uitleg geven en vragen beantwoorden. Zo buig je de weerstand om.
"Bij SVB willen we met zo'n persoonlijke aanpak vooral voorkomen dat het voelt alsof een andere afdeling jou vertelt hoe je je werk moet doen,” vult Marlous aan. “Eigenaarschap voelen, helpt. Dat je het óók voor jezelf doet.”
Hoe houd je teams bij de les?
Dat eigenaarschap begint bij bewustwording. En dat begint bij SVB bij de onboarding. “Op onze introductie-informatiemarkt spelen we bingo. Niet met cijfers, maar met verschillende richtlijnen. BOMI (Bewust Omgaan Met Informatie)-bingo is inmiddels echt een begrip.”
Nieuwe afspraken doorvoeren is één, maar ze vasthouden is een tweede.
"We hebben eerder een ‘tour’ gedaan om alle richtlijnen te introduceren,” vertelt Marlous. “Die tour kunnen we opnieuw doen, om in te checken hoe het gaat.”
Ook bij MinFin speelt de kracht van herhaling een belangrijke rol. Daniël: "We gaan controles uitvoeren op dossiers en doen halfjaarlijkse evaluaties. Dan kijken we meteen of naamconventies worden gevolgd.”
Tips voor andere organisaties
Laurence & Daniël (Ministerie van Financiën):
- Maak het medewerkers zo makkelijk mogelijk. Ingewikkelde regels leiden tot weerstand.
- Ga persoonlijk bij teams langs. Een gesprek werkt vaak beter dan een document met uitleg.
- Zorg dat je de praktijk goed kent. Vanuit een ivoren toren mis je een hoop praktische input.
- Bespreek afspraken eerst met verschillende mensen die ze in de praktijk moeten gaan toepassen, vóór je ze breed uitrolt.
Marlous (SVB):
- Wees niet te rigide wanneer je nieuwe richtlijnen of regels introduceert. Hou ruimte over voor verschillende behoeftes van verschillende afdelingen.
- Blijf de regels die je zelf hebt opgesteld ook evalueren: zijn ze nog logisch? En belangrijker, zijn ze nog werkbaar?
Meer weten over naamconventies?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Het Leerhuis biedt verschillende trainingen en leeractiviteiten die jou helpen bij het maken van werkbare afspraken rondom naamconventies. Bijvoorbeeld de training Digitaal archiveren en mappenstructuur, de e-learning Weerstand begrijpen en ombuigen of een korte sessie over gedrag.