De wekelijkse postzak is een continue datastroom geworden: e‑mail, chat, documenten - overzicht houden is lastig. Want wat bewaar je, wat deel je, en wat gooi je weg? Zonder eenduidige definities en afspraken wordt de informatiehuishouding te complex en vertraagt het de besluitvorming.
In dit artikel leggen we uit wat de belangrijkste afspraken zijn voor een betere informatiehuishouding, waarom die belangrijk zijn en wat de eerste stap is.
Hoe formuleer je duidelijke afspraken?
Begin bij het begin. Breng de belangrijkste betrokkenen, van managers en informatiebeheerders tot privacy- en veiligheidsadviseurs, samen. Bespreek met elkaar: ‘wat willen we bereiken met onze afspraken?’, ‘voor wie stellen we deze kaders op en ‘wat hebben zij nodig?’. Denk daarbij aan journalisten, de samenleving en ambtenaren zelf. Zet daarna concrete, toetsbare afspraken op papier over:
-
Toegankelijkheid: Wie moet er bij welke informatie kunnen en wat is daarvoor nodig?
-
Kwaliteit & monitoring: Aan welke kwaliteitseisen moet informatie voldoen en hoe toetsen en monitoren we dat?
-
Eigenaarschap: Wie is verantwoordelijk voor welke informatie en processen?
-
De juiste mensen & rollen: Hebben we de juiste mensen in huis of is er (tijdelijk) specialistische hulp nodig?
-
Automatisering: Welke processen kunnen we slimmer of automatisch inregelen (denk aan metadata of dossiervorming)?
Hoe breng je de basisafspraken in de praktijk?
Als de basisregels op papier staan, is het een kwestie van uitvoeren, reflecteren en bijsturen. Stel bijvoorbeeld halfjaarlijkse doelen en plan momenten in om te kijken wat goed gaat en wat beter kan. Werk in cycli, volgens het Plan-Do-Check-Act-principe: plannen wat je wilt bereiken, uitvoeren, controleren of je aanpak werkt en bijsturen waar nodig. Kleine, behapbare stappen werken beter dan grootse plannen die nooit van de grond komen.
Hoe ontwar je een warboel van gedeelde schijven?
In een gemeente waar het Leerhuis Informatiehuishouding trainingen verzorgt, liep men vast in een warboel van gedeelde schijven, mailboxen en Teams-mappen. Na de training kozen ze voor een kleine eerste stap: ieder team legde vast waar welke informatie thuishoorde. Door de informatie zelf logisch in te delen, werden teams zelf eigenaar van het proces. Zo groeide meteen het besef: eenvoudigere informatiehuishouding maakt ons werk echt makkelijker.
Jouw werk makkelijker maken in 3 stappen
-
Formuleer SMART-doelen: Maak je doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Zo worden ze concreet en uitvoerbaar. En; ieder gehaald doel kun je daarna vieren.
-
Vier successen én mislukkingen: Door open communicatie voelen collega’s zich vrijer om mee te denken en het stimuleert om het beter te doen.
-
Stel prioriteiten: Welke informatie is het belangrijkste voor de organisatie en dienstverlening? En welke informatie loopt het meeste risico bij verkeerd informatiebeheer? Zo weet je waar je moet beginnen.
Verbeter de informatiehuishouding binnen jouw organisatie!
Door klein te beginnen en te blijven reflecteren op het werkproces, groeit een betere informatiehuishouding van iets ingewikkelds tot iets vanzelfsprekends. Wil je meer weten over dit onderwerp? Kijk dan op de website van het Leerhuis of neem deel aan een van onze trainingen. Bijvoorbeeld: ‘Introductie Datamanagement’ of de e-learning ‘Werken met overheidsinformatie’.