De Archiefwet is niet nieuw, maar de manier waarom we met onze informatie omgaan wel. We hebben niet langer alleen te maken met dossiers uit archieven, maar ook met e-mail, chatberichten, apps en AI-platformen. Het belang van een goede selectielijst is daardoor alleen maar gegroeid. Het helpt bij het veilig bewaren van informatie. Dat is belangrijk voor overheidsorganisaties, maar ook voor burgers. Het gaat namelijk ook over hun informatie.
In de rubriek Zo Zit Dat beantwoorden we veel gestelde vragen van collega's over informatiehuishouding. In deze blog leggen we uit wat een selectielijst is, hoe deze tot stand komt en hoe je het gebruikt in de dagelijkse praktijk.
Wat is een selectielijst?
Om een selectielijst goed te kunnen toepassen, is het belangrijk om eerst scherp te hebben wat het begrip inhoudt.
In een selectielijst legt een overheidsorganisatie vast:
- welke informatie zij produceert en/of ontvangt;
- of en wanneer informatie wordt vernietigd;
- welke informatie blijvend wordt bewaard.
Een selectielijst is zowel een praktisch instrument voor medewerkers als een verantwoordingsdocument naar burgers toe. Het laat zien wat je als organisatie moet doen om je aan wet- en regelgeving te houden, wat betreft informatiebeheer. Burgers kunnen bijvoorbeeld nagaan hoe lang informatie, zoals een klacht of een dossier, wordt bewaard en wanneer de informatie weer wordt vernietigd.
Selectielijsten zijn openbaar in te zien. Sinds 2008 zijn alle selectielijsten te raadplegen via de website van het Nationaal Archief.
Wie stellen een selectielijst op?
Om te waarborgen dat de selectielijsten volledig zijn, voldoen aan de Archiefwet én aan de belangen van burgers, kijken er meerdere partijen naar.
- De overheidsorganisatie: vanuit de organisatie werkt een informatieprofessional mee aan het opstellen van de lijst. Zij kennen de informatieprocessen binnen de organisatie en weten welke informatie nodig is. Zij houden het organisatiebelang in het oog.
- Het Nationaal Archief: een archivaris van het Nationaal Archief kijkt mee vanuit erfgoedbelang. Welke informatie moet in de verdere toekomst nog raadpleegbaar zijn? Wat is van blijvende waarde, en wat juist niet?
- Een externe deskundige: De externe onafhankelijk deskundige is er tot slot vooral bij betrokken voor het burgerbelang. Vaak zijn deze onafhankelijke deskundigen hoogleraren of journalisten. Vanuit hun rol kijken ze of een selectielijst duidelijk genoeg is, en of informatie niet te lang of te kort wordt bewaard.
Zodra alle partijen consensus hebben bereikt over de selectielijst, ligt deze zes weken ter inzage voor iedereen bij het Nationaal Archief.
Wat heb je aan een selectielijst in je dagelijkse werk?
Een goede selectielijst werkt vooral op de achtergrond: het vormt de basis voor de dagelijkse systemen. Het is namelijk het beleidsdocument waarop systemen worden ingericht. Medewerkers weten daardoor hoe ze veilig en volgens de regels met hun organisatie-informatie om moeten gaan. De systemen waarmee ze werken maken de procesvertaling naar specifieke databases en metadata.
Drie tips voor het opstellen van een selectielijst
- Denk vanuit de praktijk: de selectielijst kan op papier goed in elkaar zitten, maar als medewerkers er niet mee kunnen werken, verliest het zijn waarde.
- Betrek de juiste mensen: stem de selectielijst altijd goed af met mensen die de organisatie vanuit de praktijk goed kennen. Werk bijvoorbeeld met een klankbordgroep. Zo leg je de lijst meteen langs een kritische meetlat.
- Bereid je goed voor: heb je meer informatie nodig? Lees dan eerst de Handreiking Waardering en Selectie - Nieuwe versie van het Nationaal Archief. Hier vind je meer informatie over het voorbereiden en opstellen van een selectielijst voor jouw organisatie.
Wil je meer weten over selectielijsten?
In een selectielijst leg je vast welke informatie bewaard of vernietigd moet worden. Daarmee voldoe je aan wet- en regelgeving, zoals de AVG, maar bied je ook transparantie richting burgers. Omdat meerdere partijen kritisch nadenken over de invulling van de selectielijst,
weet je zeker dat hij bruikbaar is in de praktijk. Bovendien giet je de dagelijkse informatiehuishouding van jouw medewerkers in duidelijke kaders.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Het Leerhuis biedt verschillende trainingen en leeractiviteiten die jou helpen bij het waarderen en selecteren van informatie. Zoals de trainingen ‘Digitale vernietiging’ of ‘Opstellen van een informatiebeheerplan’. Of bekijk hier al onze trainingen over ‘Waardering en Selectie’.