Dat goede informatiehuishouding belangrijk is, weten de meeste professionals inmiddels. Maar hoe richt je die zo in dat informatie vanaf het begin correct wordt vastgelegd, beheerd én teruggevonden? Informatiehuishouding is steeds minder een archiefvraagstuk en steeds meer een procesvraagstuk. Procesmanagement is een randvoorwaarde om informatiehuishouding op orde te krijgen. Tijdens de training Business Procesmanagement in de Informatiehuishouding leren deelnemers dit proces goed op te starten, in te richten en te coördineren.
In ‘Leren met het Leerhuis’ nemen we iedere maand een duik in een trainingsonderwerp. Deze maand: de rol van goed ingerichte processen en hoe je daar komt. Onder begeleiding van ‘informatiearchitect’ en Leerhuis-ambassadeur Tom Hillegers leren deelnemers hoe zij processen zo kunnen inrichten dat informatiehuishouding meebeweegt met het dagelijkse werk.
Procesmanagement als belangrijke randvoorwaarde
Hoe je een proces voor informatiehuishouding inricht, begint bij het vastleggen van processtappen. Als je deze stappen vastlegt, weet je:
- Welke stappen er überhaupt zijn
- Wat de juiste volgorde van die stappen is
- Wat het eindresultaat moet zijn
- Welke informatie er minimaal aanwezig moet zijn
Tom zegt hierover: “Om processen in applicaties vast te leggen, moet iemand het proces goed kunnen lezen en vertalen. Een functioneel beheerder van bijvoorbeeld een Document Management Systeem doet dat echt niet uit diens hoofd. Die moet een proces aangeleverd krijgen van een proceseigenaar.” Deze stappen moeten dus vastgelegd worden vóór een proces in werking treedt. Zo weet je zeker dat je informatie correct kan modelleren, vastleggen, beheren en terug kan vinden.
“Ik vergelijk het vaak met het bakken van een appeltaart,” zegt Tom. “Als je geen goed recept hebt, krijg je ook geen goed eindproduct. Zet je de oven op 220 graden in plaats van 180 graden of laat je de taart er te lang in staan, dan klopt het resultaat niet met je verwachtingen. Zo werkt het ook met processen. Zonder duidelijke procesbeschrijving kun je niet verwachten dat het gehele proces goed doorlopen is, zodat een dossier aan alle eisen voldoet.”
Struikelblokken in de praktijk
Helder procesmanagement is dus essentieel, maar organisaties lopen daarin nog vaak genoeg tegen struikelblokken aan.
Versnipperd procesmanagement
Wanneer procesmanagement niet centraal is belegd, is zo’n figuurlijke appeltaart bakken een stuk ingewikkelder. “Mensen gaan het dan zelf uitvogelen,” vertelt Tom. Ze komen een tool tegen en beginnen zelf te modelleren, zonder centrale regie of standaardisering. Het gevolg: verschillende interpretaties, onduidelijke afspraken en gebrek aan eenduidigheid.
Onduidelijk eigenaarschap
Terwijl een proceseigenaar dat makkelijk kan voorkomen. Wanneer die er niet is, of diens rol niet goed pakt, ontbreekt duidelijke procesinrichting. De proceseigenaar neemt de regie en behoudt die ook. Via de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) houdt die bovendien processen levend. Zo houd je de vinger aan de pols én houd je informatieprofessionals scherp op het doorlopende proces.
Stakeholders niet scherp in beeld
Als niet helder is wie betrokken is in een proces, ontstaat ruis. Tom: “Als je geen gesprek kunt voeren met je stakeholders, of je weet überhaupt niet wie dat zijn, hoe weet je dan wie er in de formulering van dat proces moeten voorkomen?” Om dat helder in beeld te krijgen, stel je een contextdiagram op. Want, zoals hij het formuleert: “zonder contextdiagram start je geen procesmodellering”.
Een contextdiagram helpt om scherp te krijgen:
- Wie betrokken is
- Wie input levert
- Wie output moet ontvangen
- Wie eigenlijk geen rol speelt (maar nu wel betrokken is)
- Wat binnen en buiten het proces valt
Tijdens de training
De training 'Business Procesmanagement in de Informatiehuishouding' bestaat uit drie dagen en is in de basis interactief. “Het is echt een maatwerktraining. Ik kijk per dag waar de behoefte ligt,” vertelt Tom. Iedere praktijk is namelijk anders en vraagt om andere processen. Deelnemers brengen eigen praktijkprocessen mee en gaan daar gezamenlijk mee aan de slag. Ze oefenen met uitwerken van contextdiagrammen, flowcharts en procesbeschrijvingen voor gebruikers.
De meerwaarde van deze interactieve training zit ook in het sparren met andere organisaties. “Als je gaat sparren, leer je van organisatie A én van organisatie B. Bij een in-company training heb je alleen je eigen collega’s. Dan mis je een verfrissende blik van buitenaf.”
Wat levert de training Business Procesmanagement in de Informatiehuishouding je op?
Wie grip wil krijgen op informatiehuishouding moet dus beginnen bij het proces. In de training krijg je niet alleen inzicht in de samenhang tussen processen en informatiehuishouding, maar werk je ook met concrete modellen zoals het contextdiagram en procesmodellering volgens vaste standaarden zoals BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0. Door eigen praktijkvoorbeelden in te brengen en te toetsen aan theorie ontstaat inzicht en toepasbare kennis.
Het resultaat? Je weet hoe je processen praktisch moet inrichten en krijgt weer grip op je informatiehuishouding.
Wil je processen binnen jouw organisatie analyseren en verbeteren, zodat informatie vanaf het begin correct wordt vastgelegd en beheerd? Bekijk dan de training Business Procesmanagement in de Informatiehuishouding en meld je aan!