Overheidsinformatie is van ons allemaal. Iedereen – van journalisten en onderzoekers tot burgers – heeft recht op toegang tot overheidsdata, tenzij er goede redenen zijn om die nog niet openbaar te maken. Dit is vastgelegd in de Wet open overheid (Woo). Voor een goede uitvoering van de Woo is goed informatiebeheer nodig. De wet raakt daarmee ook het werk van informatieprofessionals. Wat betekent dat concreet voor jouw werk en organisatie?
Wat is de Woo?
De Woo stelt dat iedereen recht heeft op toegang tot overheidsinformatie. Die informatie moet dus openbaar en toegankelijk zijn, tenzij er een gegronde reden is om het af te schermen, bijvoorbeeld vanwege privacy of veiligheidsbelangen.
Mensen kunnen bij overheidsorganisaties een verzoek indienen om informatie openbaar te maken. Dat was onder de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob), die gold tot 2022, ook al mogelijk. Anders in de Woo is de nadruk op actieve openbaarmaking. Voor 17 categorieën van documenten, zoals Kamerstukken, verordeningen en onderzoeksrapporten, wordt openbaarmaking verplicht. Voor andere informatie geldt een “inspanningsverplichting” om die zoveel mogelijk online te publiceren. Dat zorgt voor een transparantere overheid en het voorkomt dat organisaties veel tijd kwijt zijn aan individuele verzoeken.
Hoe verhoudt de Woo zich tot de Archiefwet en de AVG?
In de Woo is rekening gehouden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij documenten die openbaar worden gemaakt, moet daarom beoordeeld worden of persoonsgegevens moeten worden gelakt.
De Woo verwijst daarnaast naar de Archiefwet, maar bevat zelf geen regels voor de informatiehuishouding. Alleen de Archiefwet bevat normen over de manier waarop organisaties hun informatie beheren, bewaren en vernietigen. De Archiefwet regelt ook openbaarheid van oudere documenten die zijn overgebracht naar de archiefdiensten. Documenten die nog bij overheidsorganisaties zelf berusten, vallen onder de Woo.
Wat betekent de Woo voor informatieprofessionals?
Goede informatiehuishouding draagt bij aan een efficiënte uitvoering van de Woo. Hoe beter een organisatie weet welke informatie er is, waar die staat en welke rol die informatie speelt in beleids- en besluitvorming, hoe makkelijker het is om relevante documenten voor een Woo-verzoek te verzamelen.
Tegelijkertijd stimuleert de Woo organisaties om hun informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. In steeds meer organisaties zijn informatiespecialisten betrokken bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Zij ondersteunen de Woo-behandelaar bijvoorbeeld bij het zoeken, ontdubbelen en bundelen van relevante documenten. Als informatieprofessional kun je Woo-behandelaars dus zien als een klant én schakel met de samenleving.
Ook bij actieve openbaarmaking kun je als informatieprofessional bijdragen. Dat vraagt om kennis van informatiestromen: publicatie van documenten in een machineleesbaar bestandsformat, met minimale metadata, ten behoeve van de vindbaarheid op internet door zoekmachines en AI-chatbots.
Hoe maak je de Woo werkbaar in de praktijk?
- Stel een concreet werkplan op. Bepaal samen met collega’s die de Woo uitvoeren wat nodig is om informatie sneller en eenvoudiger openbaar te maken.Denk aan goede autorisaties, slimme zoeksoftware en doorzoekbare centrale mailboxen. Of moet de behandelaar dat aan elke mogelijk betrokken medewerker afzonderlijk vragen? Vaak zijn er duidelijke knelpunten die je kunt helpen oplossen. Kijk ook naar onderwerpen waar veel Woo-verzoeken over binnenkomen. Kun je processen en systemen zo inrichten dat belangrijke documenten sneller actief openbaar gemaakt worden?
- Werk samen met andere disciplines. Betrek naast Woo-professionals ook beleidsmedewerkers, IT’ers, privacy officers en inhoudelijke experts bij informatiebeheer. Samen krijg je beter zicht op wat er speelt binnen de organisatie en in de samenleving.
- Maak werk van vernietiging. Bewaartermijnen worden in de praktijk niet altijd goed toegepast. Juist informatieprofessionals hebben hier een belangrijke taak. Door documenten zonder blijvende waarde tijdig te vernietigen, voorkom je dat systemen dichtslibben en houd je overzicht.
De schakel tussen organisatie en samenleving
Met goed informatiebeheer maken we informatie toegankelijker voor zowel de organisatie als de samenleving. Door informatie actief én op verzoek openbaar te maken, wordt zichtbaar hoe de overheid tot beleid en besluiten komt.
Als informatieprofessional speel je daarin een essentiële rol. Door kritisch te kijken naar processen en samen te werken met andere disciplines zorg je voor structuur, goed beheer en tijdige vernietiging van informatie. Daarmee vorm je een belangrijke schakel tussen jouw organisatie en de samenleving.
Meer weten over de Woo?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Het Leerhuis biedt verschillende trainingen en leeractiviteiten aan die jou inzicht geven over Woo-processen en het belang van openbaarmaking van informatie. Deze trainingen bijvoorbeeld: