Hoe zorg je ervoor dat overheidsinformatie niet verdwijnt in digitale versnippering, maar vindbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft? De provincie Groningen vond een aanpak die werkt. Sterker nog: hun werkwijze leidde tot een nominatie voor de kwaliteitsaward van vakblad Od.
In aflevering 46 van De veranderende rol van een informatieprofessional, de podcastserie van het Leerhuis Informatiehuishouding, gaat Sebo Boerma in gesprek met Thom Schuring, tactisch adviseur informatiebeheer bij de provincie Groningen. Het wordt een gesprek over het creëren van bewustzijn en de kracht van samenwerking. Ook aan tafel zit Jan Willem van Dijk, regievoerder informatiehuishouding bij DUO. Wat is zijn visie op de aanpak van Groningen? En welke lessen kunnen andere organisaties trekken uit dit succes?
Luister de hele podcast op Spotify of Apple Podcast.
De APK voor informatiehuishouding
Vroeger overhandigde medewerkers van de provincie Groningen hun documenten en dossiers aan het team Documentaire Informatievoorziening (DIV). Dat team archiveerde dan alles netjes. Met de toenemende digitalisering nam ook de hoeveelheid documenten enorm toe. Die toename leidde tot versnippering en slechte vindbaarheid van de informatie. Bovendien kon het kleine DIV-team het archiefwerk niet meer alleen bolwerken. De informatiehuishouding moest dus anders worden ingericht.
De provincie ontwikkelde daarom in 2024 een speciale manier van kwaliteitsmonitoring genaamd ‘Protocol Procesaudits’: steekproefsgewijs de kwaliteit van dossiers en informatiestukken toetsen. Of, zoals vakblad Od het noemt: de ‘periodieke APK voor informatiehuishouding’. Thom legt uit: “Het grootste doel is om een soort bewustzijn te creëren over hoe men aan de slag kan gaan. Hopelijk hoeven we dan op den duur steeds minder te monitoren.”
Om deze monitoring overzichtelijk en praktisch uitvoerbaar te maken, kwam er een dashboard. Daarop komt het volgende samen:
-
De KIDO-checklist - de ‘hoe’: KIDO staat voor ‘Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden’. De checklist is een overzicht van processen en afspraken die nodig zijn voor een overzichtelijke en transparante informatiehuishouding.
-
De DUTO-scan - de ‘wat’: DUTO staat voor ‘Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ en is een raamwerk met kwaliteitseisen, waarmee je overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig maakt én houdt.
-
Proces-audits - een check of teams volgens protocol werken.
Het aanleren van een nieuwe werkwijze: twee inzichten
Bij het constructief aanleren van zo'n nieuwe werkwijze, inclusief dashboard en werkregels, draait het volgens Thom en Jan Willem om twee belangrijke inzichten.
- Hou het simpel, pragmatisch en consequent
Jan Willem vindt dat het overheidswezen het zichzelf vaak te moeilijk maakt. Terwijl het zo simpel kan zijn, vertelt hij: “In feite komt het neer op: stel de normen vast en hoe je die gaat meten. Daarna bedenk je hoe je het proces samen kunt verbeteren.” De aanpak van provincie Groningen is hiervan een goed voorbeeld. “Ik vind deze APK mooi, omdat veel overheidsdiensten nog worstelen met waar en hoe ze kwaliteitsinstrumenten willen inzetten.”
Als je een proces simpel houdt, blijft het geheel overzichtelijker. Dat komt bijvoorbeeld ook terug bij het geven van namen aan documenten. Thom zegt hier over: “Het maakt mij niet uit hoe je je dossier noemt. Als jij en je collega’s maar snappen waar het over gaat, want daar gaat het om bij belangrijke informatie. Dus, een duidelijke naam op de juiste plek. Hij moet vindbaar zijn op de locatie waar het dossier hoort te staan, en je moet op basis van de naam kunnen weten waar het over gaat, zonder het te hoeven openen en alle losse documenten te hoeven doornemen.”
- Samenwerken aan concrete acties
De verschuiving van informatie-archivering naar continu informatiebeheer vraagt veel van een team. Operationele medewerkers komen steeds vaker in de rol van adviseur: ze zijn verantwoordelijk voor de monitoring en gaan in gesprek met hun collega’s. Thom: “Leidinggevenden merken: als zij hun medewerkers kunnen leren hoe het moet, scheelt het hen aan het einde van de rit ook werk. Dus niet met de hakken in het zand en alleen maar afkeuren, maar samen zorgen dat de werkwijze verbetert.”
Maar als het vaag blijft hoe processen in de praktijk kunnen worden toegepast of wie de eigenaar is van zo’n proces, ontstaat er frustratie. Thom zegt daarover: “Daarin adviseren we ze dan. Alleen een presentatie over ‘waarom is informatiebeheer belangrijk’ gaat het ene oor in en het andere weer uit. Presenteer ook concrete acties die men kan ondernemen.”
Draagvlak en gedragsverandering kosten tijd
Er liggen ook uitdagingen. Het creëren van draagvlak en gedragsverandering kost tijd. Jan Willem: “Er zijn altijd mensen die meteen enthousiast zijn. Maar teams melden zich aan voor presentaties en trainingen naast de ‘gewone’ werkzaamheden. Dus dan heeft het niet voor iedereen de hoogste prioriteit.” Vooral niet als die teams niet goed weten met welke acties te beginnen, zoals Thom eerder beschreef.
En daarmee is de cirkel rond. Want die acties moeten simpel en pragmatisch zijn, volgens Jan Willem: “Dat wollige en beleidsmatige belemmert wel eens het doorpakken. Ik ben altijd jaloers op verhalen van gemeentes en provincies. Daar kan je gewoon lekker concreet aan de slag.”
Meer weten over de aanpak van de provincie Groningen?
Luister de podcastaflevering op Spotify of Apple Podcast.
Meer weten over dit onderwerp?
Het Leerhuis geeft de volgende trainingen: