Informatiehuishouding (IHH) is voor veel organisaties nog een abstract begrip. Werknemers weten dat het belangrijk is, maar weten niet altijd hoe ze het in de praktijk uit moeten voeren. En hoe weet je of je als organisatie op de goede weg bent?
Simon IJpelaar
Informatiehuishouding meetbaar maken: wat meet je eigenlijk?
Bij DNB verzamelen informatieadviseurs data die verschillende zaken inzichtelijk maken:
- Gebruik van systemen: Hoeveel documenten worden opgeslagen in SharePoint? En hoeveel digitale informatie wordt opgeslagen in Outlook?
- Kwaliteit van informatie: Wordt informatie geclassificeerd? Zo ja, op welk niveau?
- Gedrag van medewerkers: Volgen medewerkers e-learnings of trainingen over informatiehuishouding?
- Inzicht per afdeling: Hebben afdelingen een duidelijke filing policy? Hebben ze een informatiesteward aangewezen die de werknemers daarbij kan helpen?
Deze data worden verzameld in Excelsheets en dashboards. Informatieadviseurs vullen dat aan met eigen observaties uit de praktijk. Zo beoordelen ze hoe afdelingen daadwerkelijk met variabelen omgaan, waar de nadruk op moet liggen in gesprekken en waar, vanuit het perspectief van informatiehuishouding, de verbeterpunten liggen.
Van dashboard tot gesprek
Data worden pas echt waardevol zodra je ze kunt duiden. Concrete data, of juist het ontbreken ervan, levert concrete talking points op. Zie je dat een afdeling weinig of veel mails opslaat in het DMS? Dan heb je meteen een goed aanknopingspunt om verbeterpunten te signaleren en op te pakken.
Het is belangrijk dat je deze punten bespreekt en daarbij ruimte houdt voor de praktijkervaring van de afdeling. Want waarom gebeuren dingen zoals ze gebeuren? Soms blijkt dat een afdeling andere behoeften heeft dan de standaard werkwijze. Ook dat is voor een informatieadviseur nuttige informatie die leidt tot concrete verbeterpunten.
Waarom werkt deze aanpak?
Door data in het dashboard op afdelingsniveau inzichtelijk te maken, kun je veel gerichter werken en de aanpak van informatiehuishouding beter aan laten sluiten op hun dagelijkse werkpraktijk. Want, one size fits none.
Daarnaast brengt een overzichtelijk dashboard problemen boven tafel die anders onopgemerkt waren gebleven. Zo blijkt de hoeveelheid informatie die werknemers bij DNB creëren - en dan vooral e-mail - enorm. Tegelijkertijd blijkt dat de informatie nog niet altijd het juiste classificatielabel meekrijgt, wat risico’s met zich mee kan brengen.
Dit soort leerpunten kunnen worden verwerkt in het IHH-leertraject van DNB: de Teamboost. Dit programma bestaat uit trainingen, workshops en afdelingsspecifieke afspraken, zoals een eigen filing policy. Een leidraad die aangeeft hoe informatie correct wordt gearchiveerd. Daarnaast kunnen deze leerpunten aanleiding geven tot aanpassingen in beleid of tooling.
Dat werkt ook andersom. Heb je een Teamboost-training of e-learning gedaan? Dan wordt dat inzichtelijk als data in het dashboard.
Hoe begin je met het meetbaar maken van informatiehuishouding?
Volgens DNB draait het vooral om klein beginnen en samenspraak:
- Kies een paar duidelijke KPI's om mee te beginnen: Te veel variabelen zorgen voor een informatieoverload. Begin klein en hou het overzichtelijk.
- Maak het visueel overzichtelijk: Gebruik eenvoudige methoden om data inzichtelijk te maken: kleurcodes als rood, oranje en groen zijn universeel begrijpelijk.
- Zorg dat je data kloppen: Zijn je datasets compleet of zie en bespreek je maar een deel van de werkelijkheid?
- Werk iteratief: Begin klein, bijvoorbeeld in een Excelsheet, bevraag collega's en bouw waar nodig uit tot bijvoorbeeld een dashboard. Pas ook die in de loop der tijd aan waar dat nodig is.
- Betrek je stakeholders: Stem dashboards af met zowel inhoudelijke experts als met gebruikers. Verschillende partijen moeten de data kunnen aflezen en gebruiken.
De kracht van data (en menselijk contact)
Data laten zien wát er gebeurt. Dat maakt informatiehuishouding concreet en beter stuurbaar. Gesprekken tussen informatieadviseurs en werknemers bepalen waaróm die verbeteringen nodig zijn. Juist die combinatie van de technische en menselijke kant zorgt voor een meetbare én bruikbare informatiehuishouding.
Meer weten over het meetbaar maken van informatiehuishouding?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Het Leerhuis biedt verschillende trainingen en leeractiviteiten die jou helpen bij het meetbaar maken van informatiehuishouding. Deze training, bijvoorbeeld: Opstellen van een informatiebeheerplan of Grip op (on)gedeelde informatie.