In het kader van de rijksbrede opdracht ‘Open op Orde’ werkt de RVO aan een grote veranderopgave: hoe zorg je dat 261 teams, bestaande uit ruim 7.000 medewerkers, vrijwillig hun dagelijkse informatiehuishouding verbeteren? Projectmanager Merel van der Zalm en procescoördinator Maaike Denkers geven een inkijkje in hoe de RVO stap voor stap werkt aan een grootschalige cultuuromslag.
Merel van der Zalm
Het landelijke actieplan ‘Open op Orde’ heeft als doel om overheidsinformatie toegankelijker en inzichtelijker te maken voor de samenleving. RVO geeft hier concreet invulling aan via het programma Transparantie in Informatie (Tii). Merel is vanaf het begin één van de kartrekkers binnen het ondersteunende Tii-implementatieteam. “We startten in 2024 met het uitrollen van level één van de roadmap. Daar ligt nu nog steeds de focus.”
Een traject van de lange adem, benadrukt ze. “We zijn bezig met een grootschalige gedragsverandering. Een cultuurverandering, eigenlijk. Dat bereik je niet binnen een week, of zelfs een jaar.”
In vier levels richting een cultuuromslag
Om die verandering concreet te maken, ontwikkelde RVO een roadmap met vier elkaar opvolgende levels. Bij ieder level hoort een actieplan met losse acties en taken. Het implementatieteam ondersteunt teams bij het uitvoeren daarvan. Het doel is om eind dit jaar ieder team op level 1 niveau te hebben, terwijl level 2 ondertussen als pilot draait.
Level 1: De basis op orde
In level 1 moeten specifieke acties en taken vooral leiden tot bewustwording over wat ‘goed informatiebeheer’ is en tot praktische gedragsverandering. Teams werken de basisvoorwaarden voor bijvoorbeeld ‘goed’ dossierbeheer uit: eenduidig versiebeheer, naamgevingsconventies en logische mappenstructuren.
Volgens Merel is een stevige basis geen overbodige luxe: “Voor ons is informatiehuishouding een logische term, maar managers vroegen soms wat we daarmee bedoelden.”
Level 2: Oude dossiers, frisse blik
Zodra de basis op orde is, kunnen ook oude dossiers en bestaande informatiestromen efficiënter worden beheerd. Daarbij werken teams met een PDCA-strategie (plan-do-check-act): ieder team stelt een eigen informatiebeheerplan op met onder andere werkafspraken, risicoanalyses en een verbeterplan, gekoppeld aan concrete acties. De teams voeren die acties uit, gaan na waar risico’s of knelpunten zitten en passen hun werkwijze daarop aan.
Level 3: Werken met systemen
Na gedrag en dossiers, verschuift de focus naar systeemondersteuning: sluiten systemen, zoals het documentmanagementsysteem eDOCS goed aan op de beheerprocessen en -afspraken? Zo nee, wat moet er gebeuren om die aansluiting wel te vinden?
Level 4: Archiving by design
Level 4 geldt als de ‘soll-situatie’: de ideale situatie, waar het informatiebeheer steeds verder automatiseert. Daarbij wordt gebruik gemaakt van ‘Archiving by Design’. De eerdergenoemde PDCA-strategie moet ervoor zorgen dat informatiehuishouding in level 4 én daarna structureel onderdeel blijft van het dagelijkse werk.
De key user als verbinder
Om teams door de verschillende levels heen te helpen, heeft ieder team een eigen key user: een collega uit het team die het vertrouwen van collega’s heeft en veranderingen vanuit het Tii-implementatieteam vertaalt naar de dagelijkse praktijk.
Maaike is zo’n key user. Vanuit haar rol als adviseur en procescoördinator kijkt ze samen met het implementatieteam eerst naar de huidige situatie: “Welke informatie heeft mijn team al, hoe slaan we het nu op?” Daarna maakt ze samen met het team afspraken over de gewenste werkwijze. “Dat is belangrijk, want ieder team heeft andere behoeften. Daarna verdeel ik het werkproces in kleine brokjes. Dat houdt het behapbaar.”
Commitment en weerstand
Volgens Merel kunnen teams alleen écht veranderen als het management er ook zichtbaar achter staat. “Om de informatie op orde te brengen, vragen we een extra tijdsinvestering, maar vooral langdurig commitment. Voor meer draagvlak en een gevoel van meer urgentie willen we daarom altijd eerst commitment vanuit het MT.”
Dat helpt ook bij een van de grootste struikelblokken binnen het verandertraject: weerstand rondom gedragsverandering. Maaike: “Collega’s ervaren informatiehuishouding soms nog als corvee. Het is geen sexy onderwerp.” Bovendien vallen teams snel terug in oude gewoontes. “Die zitten echt vastgebakken. Je moet continu aandacht blijven besteden aan regels rondom naamgeving en bewaartermijnen, anders verslapt het.”
RVO probeert de verandering daarom zo klein en concreet mogelijk te maken. De Tii-roadmap is vertaald naar losse acties en taken in MS Teams. “De losse acties staan in to do-kaartjes, die na voltooiing door de key user naar ‘done’ worden gesleept. Dat maakt voortgang visueel,” vertelt Merel.
Successen moet je vieren
Een kaartje naar ‘done’ slepen voelt daardoor als een kleine overwinning. Maar teams die een level afronden, krijgen bijvoorbeeld ook taart en een eervolle vermelding op de online wall of fame. Dit werkt volgens Maaike verrassend goed: “Zelfs de meest kritische mensen worden enthousiast. Als team ervaar je dat je echt ergens naartoe werkt.”
Maaike Denkers (onderste rij - 6e van rechts) met haar team Interne Concerncommunicatie tijdens het taartmoment]
Blijf investeren in onboarding en e-learnings
Gedrags- en cultuurverandering vraagt dus om een lange adem én herhaling. Dat begint volgens Merel en Maaike bij de onboarding, maar het blijvend aanbieden van e-learnings is ook heel waardevol. Zo volgenden al 800 collega’s van RVO de Leerhuis e-learning Werken met overheidsinformatie. Merel: “Deze e-learning wordt goed ontvangen. Ik hoor veel positieve reacties als 'fijn om die basis weer even helder te krijgen!’”
Samengevat: wat kunnen andere organisaties leren van de RVO?
- Maak veranderingen klein, behapbaar en concreet uitvoerbaar.
- Werk met key users als schakel tussen beleid en praktijk.
- Maak voortgang zichtbaar en vier grote én kleine successen.
- Zorg voor commitment vanuit management.
Zelf aan de slag met informatiehuishouding?
Het Leerhuis biedt verschillende e-learnings en trainingen aan, bijvoorbeeld over Organisatiecultuur en gedragsverandering, maar ook over thema’s als Archiveren en beheren, Systemen en data of Openbaar maken.