De Archiefwet 2026 gaat in op 1 januari 2027. Deze wet vervangt de Archiefwet 1995 en brengt verschillende veranderingen met zich mee. Bijvoorbeeld een verkorte overbrengingstermijn en nieuwe gronden voor beperking van de openbaarheid. Hoe bereid je je daarop voor? En wat kun je hierover leren van je Woo-collega’s?
Roland Bisscheroux
Verkorte overbrengingstermijn, betere onderbouwing
Een van de grootste veranderingen is de halvering van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Een gevolg daarvan is dat informatie op het moment van overbrengen ‘verser’ en daarmee vaak ook gevoeliger is. Die gevoeligheden mogen er echter niet toe leiden dat meer informatie beperkt openbaar gemaakt wordt. Daarom moeten organisaties vanaf volgend jaar beter onderbouwen waarom zij beperkingen aan de openbaarheid stellen.
Als voorbeeld noemt Roland het ministerie van Defensie. Daar is veel informatie geclassificeerd en beperkt openbaar. Roland: “Dat is wel een extreem voorbeeld, omdat het hierbij vaak om staatsgeheimen gaat. Maar ook daarvoor geldt dat je onder de nieuwe wet beter moet motiveren waarom die informatie beperkt openbaar gemaakt wordt. Nu gebeurt die onderbouwing vaak nog op basis van een lijst met titels van dossiers die worden overgebracht. Daarachter staat hoelang het dossier beperkt openbaar blijft en op welke grondslag. Maar dat is straks niet meer voldoende.”
Nieuwe beperkingsgronden
Wanneer je informatie onder de Archiefwet 2026 beperkt openbaar maakt, moet je dat duidelijk motiveren op basis van beperkingsgronden. Roland legt uit: “De Archiefwet 1995 kent drie gronden voor het beperken van de openbaarheid: bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bedrijfsbelangen en staatsbelangen. Deze gronden zijn absoluut. Dat wil zeggen dat je een beperking aan de openbaarheid móét stellen als een van deze belangen in het geding is. In de Archiefwet 2026 komt er een reeks nieuwe, relatieve beperkingsgronden bij. Bij deze gronden moet je kunnen onderbouwen dat het belang dat beschermd moet worden, zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.”
Leren van Woo-collega’s
Die extra gronden lijken misschien een grote omslag, maar de Archiefwet 2026 sluit op dit punt aan bij de Wet open overheid (Woo). Collega's die zich bezighouden met de Woo, maken al dagelijks afwegingen over of informatie wel of niet openbaargemaakt mag worden. Roland adviseert informatieprofessionals daarom om eens over de schutting te kijken: “Ga met je Woo-collega’s in gesprek. Hoe maken zij die afwegingen en wat kun je van hun werkwijze leren?”
Ook uit eerder behandelde Woo-verzoeken kun je waardevolle informatie halen. Is een dossier al eens beoordeeld naar aanleiding van een Woo-verzoek? Dan kun je de gemaakte afwegingen mogelijk meenemen wanneer je bij de overbrenging bepaalt of een beperking aan de openbaarheid nodig is. “In feite maak je dezelfde afwegingen, maar dan voor de lange termijn.”
Ontheffing van overbrenging
Er is ook informatie die om technische redenen niet overgebracht kan worden. Denk bijvoorbeeld aan de basisregistraties en de omvangrijke databases van het CBS en het Kadaster. Roland: “Uit zo'n database kun je niet zomaar informatie uit een bepaalde periode halen en overbrengen naar een archiefdienst. Want al die informatie is weer gekoppeld aan andere informatie.”
In zo'n geval kunnen organisaties op basis van de Archiefwet 2026 een ontheffing aanvragen. Wanneer het Nationaal Archief deze verleent, hoeft de informatie niet te worden overgebracht, maar blijft deze in het systeem van de archiefvormer staan. Daar moet deze informatie ook duurzaam toegankelijk blijven. Roland adviseert organisaties die met informatie werken die eigenlijk niet over te brengen is, om hier nu alvast over na te denken. “Welke informatie komt hiervoor in aanmerking en hoe ga je dat vanaf 1 januari met het Nationaal Archief oppakken? Wanneer je daar nu al een project voor opzet, ben je in januari klaar voor de nieuwe wet.”
Wil je meer weten over dit onderwerp?
Tijdens de training Archiefwet 2026 behandelt Roland de belangrijkste veranderingen en gaan deelnemers aan de slag met herkenbare praktijksituaties. In deze training zoek je uit wat er in de wet, het Archiefbesluit, de Archiefregeling en de bijbehorende toelichtingen staat en ontdek je hoe je dit binnen je eigen organisatie kan toepassen. Ook is er ruimte om ervaringen uit te wisselen en samen de stap te zetten van ‘wat moeten we doen?’ naar ‘hoe gaan we dat aanpakken?’
Wil je beter begrijpen wat de Archiefwet 2026 voor jouw werk betekent en oefenen met concrete praktijksituaties? Bekijk de training Archiefwet 2026 of bekijk ons gehela aanbod rond de wet hier.