Op 1 januari 2027 gaat de nieuwe Archiefwet in. De nieuwe wet vervangt de Archiefwet uit 1995, die niet meer voldoende aansluit bij de digitale praktijk van nu. Maar wat verandert er precies? En wat betekent dat voor jouw dagelijkse werk als informatieprofessional?
Arjan Blom
Waarom een nieuwe Archiefwet?
De huidige Archiefwet komt uit 1995. Sindsdien is de manier waarop overheidsorganisaties werken sterk veranderd. Waar informatie vroeger vooral op papier werd vastgelegd, gebeurt dat nu grotendeels digitaal. Denk aan Word-bestanden, e-mails en chatberichten.
De herziening van de wet begon met de wens van de Tweede Kamer om overheidsinformatie eerder openbaar beschikbaar te maken. Tijdens de verdere uitwerking is het wetsvoorstel zo vernieuwd dat de wet ook beter aansluit op een digitale manier van werken.
Wat verandert er?
Is de nieuwe wet ingrijpend anders? Volgens Arjan valt dat wel mee. “In de kern blijft de wet hetzelfde: als overheidsorganisatie moet je je informatie voor een bepaalde periode bewaren en zorgen dat deze duurzaam toegankelijk is en blijft. Daarna moet je de informatie óf vernietigen óf overbrengen naar een archiefinstelling. Dat verandert niet. De wet is vooral aangescherpt om die duurzame toegankelijkheid beter toe te kunnen passen in ons digitale tijdperk.”
Hoewel de basis dus hetzelfde blijft, gaan er wel degelijk dingen veranderen. Volgens Arjan zijn de vier belangrijkste wijzigingen:
- Kortere overbrengingstermijn. Volgens de huidige Archiefwet brengen overheidsorganisaties informatie die eeuwig bewaard moet blijven na uiterlijk twintig jaar over naar een archiefinstelling. In de nieuwe Archiefwet wordt die termijn verkort naar tien jaar.
- Meer nadruk op ‘archiving by design’. Door deze verkorte overbrengingstermijn moeten organisaties al vanaf het moment dat informatie wordt ontvangen of gemaakt nadenken over hoe die duurzaam toegankelijk wordt en blijft.
- Aandacht voor risicobenadering. Hoe belangrijker de informatie, hoe zwaarder de beheermaatregelen die je moet nemen.
- Verduidelijking van beperkingen openbaarheid. In de huidige Archiefwet staan drie algemene gronden om informatie niet openbaar te maken. In de nieuwe Archiefwet staan, in lijn met de Woo, veertien specifiekere gronden. Dat betekent dat organisaties duidelijker moeten motiveren waarom informatie niet openbaar mag worden gemaakt.
De nieuwe Archiefwet in de praktijk
Volgens Arjan maakt de nieuwe Archiefwet een aantal processen duidelijker. “De wet geeft informatieprofessionals meer handvatten, bijvoorbeeld door duidelijker te omschrijven wat een overzicht van de informatiehuishouding moet bevatten.”
Daarnaast vraagt de kortere overbrengingstermijn om een andere manier van werken. Organisaties moeten eerder nadenken over het beheren, bewaren en uiteindelijk overbrengen van informatie. Dat betekent ook dat duurzame toegankelijkheid al vanaf het moment van creatie of ontvangst van informatie een belangrijke rol speelt.
Tot slot maakt de risicobenadering het nog belangrijker om precies te weten welke informatie je in huis hebt, waar die informatie staat en hoe belangrijk die is. Arjan: “Als je dat niet weet, kun je eigenlijk nooit in control zijn over je informatie.”
Tips voor optimale voorbereiding op de nieuwe Archiefwet
-
Breng in kaart waar je nu staat. Kijk kritisch naar waar je als organisatie al aan voldoet en wat er nog nodig is.
-
Gebruik de nieuwe wet om het onderwerp (opnieuw) op de agenda te zetten. De Archiefwet wordt door bestuurders niet altijd als prioriteit gezien, terwijl deze wet juist de basis vormt voor een transparante en controleerbare overheid.
-
Maak gebruik van de beschikbare hulpmiddelen. OCW biedt samen met haar partners een implementatieprogramma voor de nieuwe Archiefwet. Dit programma bestaat onder andere uit kennissessies en een kennisbank over de nieuwe Archiefwet. Binnenkort volgt er ook een checklist met de belangrijkste eisen uit de nieuwe wet.
-
Kijk naar wat past bij jouw organisatie. Elke overheidsorganisatie is anders. Er is geen standaardoplossing die voor iedereen werkt. Gebruik de beschikbare informatie daarom als handvatten voor je eigen situatie.
-
Stel vragen. Bijvoorbeeld via KIA, de kenniscommunity van archief- en informatieprofessionals. Kom je er (samen) niet uit? Neem dan contact op met OCW. Met jouw vragen help je ook de kennisbank verder uit te breiden.
Wil je meer weten over de nieuwe Archiefwet? Bekijk dan de kennisbank en verdiep je verder met de trainingen en e-learnings van het Leerhuis, zoals de Training Archiefwet 2026.