Er zijn ontzettend veel wetten en regels over informatie, systemen en data. En er komen – vooral vanuit Europa – ook steeds meer regels bij. Dat maakt informatiehuishouding een complex vakgebied. Verschillende wetten overlappen of botsen juist met elkaar. Het is dan ook niet vreemd dat de informatieprofessional hierin soms door de bomen het bos niet meer ziet.
Roland Bisscheroux
Met welke wetten en regels heb ik te maken als informatieprofessional?
Het landschap van wet- en regelgeving waarmee de informatieprofessional van nu te maken heeft is redelijk versnipperd. De wetten waar je in de praktijk het meest mee te maken hebt zijn:
- de Wet open overheid (Woo): regelt de toegang tot overheidsinformatie via actieve openbaarmaking en informatieverzoeken.
- de Archiefwet: verplicht overheden om informatie goed te beheren en uiteindelijk over te brengen naar een openbaar archief.
- de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): stelt regels voor het beschermen en verwerken van persoonsgegevens.
- de Auteurswet: beschermt het intellectueel eigendom en stelt grenzen aan het gebruik en delen van informatie.
Daarnaast hebben ook andere wetten, zoals de Databankenwet en de Wet hergebruik van overheidsinformatie, betrekking op informatiehuishouding. Ook in het Burgerlijk Wetboek en de Gemeentewet zijn bepalingen over informatiebeheer opgenomen.
Hoe bewaar ik het overzicht in al die wetten en regels?
Volgens Roland Bisscheroux, directeur-archivaris bij het Waterlands Archief en trainer bij het Leerhuis, helpt het om een hoofdonderscheid te maken tussen twee groepen:
- wetten gericht op openbaarheid en toegang tot informatie, zoals de Woo en de Archiefwet
- wetten die grenzen stellen aan die openbaarheid, zoals de AVG en de Auteurswet
Daarnaast is het volgens Roland goed om je te realiseren dat je niet alles hoeft te weten. Je moet vooral begrijpen wat er in de wet staat en wat de wetgever ermee bedoelt. Omdat wetgeving vaak abstract is, bestaan er hulpmiddelen, zoals toelichtingen, richtlijnen en selectielijsten , die je kunnen helpen de wetgeving te vertalen naar je eigen praktijk.
Waarom botsen wetten soms met elkaar?
Wetten zoals de AVG en de Archiefwet botsen soms omdat ze verschillende belangen dienen: de Archiefwet is gericht op openbaarheid en het bewaren van informatie, terwijl de AVG juist de privacy van personen beschermt en het verwerken van persoonsgegevens beperkt.
Als voorbeeld noemt Roland vernietigingslijsten: “Vanuit privacy wordt soms gezegd: haal de namen eruit. Maar als je dat doet, kun je later niet meer aantonen dat een specifiek dossier echt is vernietigd. De Archiefwet vraagt juist om die verantwoording. Dat is precies waar het schuurt: je moet telkens afwegen wat in jouw situatie de juiste keuze is.”
Wat betekenen deze wetten voor mijn dagelijks werk?
In de training Wet- en regelgeving voor de digitale informatiehuishouding vragen deelnemers vaak naar de impact van specifieke wetten voor hun organisatie. Maar volgens Roland ligt dat niet zo eenvoudig: “Wetten schrijven voor wat je moet doen, maar zelden hoe je iets moet doen. Dat betekent dat je in de praktijk continu moet afwegen, interpreteren en je keuzes moet onderbouwen. Het gaat niet alleen om kennis van regels, maar vooral om het toepassen ervan in een complexe praktijk.”
Drie tips voor het bewaren van overzicht in wet- en regelgeving
- Breng structuur aan: maak onderscheid tussen wetten die gaan over openbaarheid en wetten die beperkingen stellen, zoals privacy.
- Begrijp wat er staat: neem de tijd om te begrijpen wat de wetgever bedoelt en gebruik toelichtingen en richtlijnen om dit te vertalen naar de praktijk.
- Interpreteer en onderbouw: maak bewuste keuzes op basis van jouw praktijk, en zorg dat je ze kunt uitleggen aan collega’s en toezichthouders.
Wil je meer weten over wet- en regelgeving?
De wet- en regelgeving voor informatiehuishouding is te complex om in één blog volledig te kunnen doorgronden. Daarom gaan we de komende tijd in deze serie elke maand dieper in op één specifieke wet. Volgende keer: de Wet open overheid (Woo).
Wil je je verder verdiepen in wet- en regelgeving? Het Leerhuis biedt verschillende trainingen en leeractiviteiten die jou helpen bij het interpreteren en toepassen van wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld: Wet- en regelgeving voor de digitale informatiehuishouding