Dat er in vier jaar tijd een hoop kan veranderen, weet Ellen van der Gulik als geen ander. Toen zij in 2022 startte als beleidsadviseur Archiefbeleid bij UWV, leefde archivering nog nauwelijks bij de directies. Inmiddels is archiefbeleid onderdeel van de Chief Information Officer (CIO)-Office en praat Ellen op strategisch niveau mee over ontwikkelingen in informatiehuishouding die heel UWV raken.
Ellen van der Gulik
“Toen ik bij UWV begon, stond archiefbeleid volledig los van andere IT-ontwikkelingen in de organisatie,” blikt Ellen terug. “Onze vereisten kwamen vaak onderaan de backlog terecht en er was nog weinig bestuurlijke aandacht voor het onderwerp. Daardoor bleef archiefbeleid vooral iets van onszelf, terwijl het juist de hele organisatie raakt."
In onze rubriek 'Impactmakers' laten we mensen aan het woord die in hun dagelijkse werk verschil maken op het gebied van informatiehuishouding. Impact hoeft daarbij niet groots of meeslepend te zijn: juist kleine, concrete acties brengen anderen in beweging.
Ruimte voor kwaliteitsonderzoek
Nu de directie het belang van archiefbeleid erkent, krijgt Ellen de ruimte om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. “We zijn een kwaliteitssysteem aan het opzetten om de duurzame toegankelijkheid van de informatievoorziening van UWV te toetsen,” legt ze uit. “Het afgelopen jaar hebben we dat echt naar een hoger niveau getild door naar de hele keten te kijken. We spreken met informatievoorzienings- (IV-) en uitvoeringscollega’s, zodat we een beter beeld krijgen van de risico’s in de gehele keten. Van Uitkeren tot aan Bezwaar en beroep. Zo kunnen verbeterpunten UWV-breed opgepakt worden.
"Daarnaast werken we aan een governance, risk & compliance (GRC)-systeem. Daarin hebben we heel concreet uitgewerkt welke verantwoordelijkheden bij welke organisatieonderdelen liggen. Doordat we echt de tijd hebben genomen om de vereisten scherp te formuleren, kunnen we daar ook systematisch op toetsen."
De diepte in met kwaliteitszorg
Om de kwaliteitsonderzoeken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, heeft Ellen haar kennis verdiept met diverse cursussen van het Leerhuis. Ellen: “Ik volgde de basis- en verdiepingscursus Kwaliteitszorg. Hierdoor kreeg ik een beter beeld van de normen en kaders die al opgesteld zijn. Zo hoefde ik het wiel niet opnieuw uit te vinden. Daarnaast kwam een trainer langs op kantoor. Die cursusdag zette mij en mijn collega’s aan het denken over wat er nodig is om verbeteringen te kunnen meten.”
Bewust bezig zijn met duurzaam toegankelijke informatie is belangrijk, vertelt Ellen: “Je werkt in een publieke organisatie. Dat maakt de informatie waar je mee werkt extra gevoelig. Daar moet je zorgvuldig mee omgaan.” Eerder ontwikkelde Ellen ook een e-learning voor nieuwe UWV-medewerkers over dit onderwerp. “Deze e-learning en de kennis vanuit het Leerhuis zorgen dat goede informatiehuishouding meer leeft in de hele organisatie. En ik denk dat ons GRC-systeem daar nog veel meer bij gaat helpen. Dan ligt de controle en verantwoordelijkheid niet meer alleen bij archiefbeleid, maar bijvoorbeeld ook bij de organisatieonderdelen zelf . Dat helpt het beleid door te vertalen naar de praktijk.”
Leren van elkaar
Naast cursussen organiseert het Leerhuis ook netwerkmomenten. Volgens Ellen zijn deze minstens net zo waardevol, omdat daar naar voren komt hoe andere organisaties omgaan met vergelijkbare uitdagingen. Eén ontmoeting is Ellen in het bijzonder bijgebleven. “Een ministeriemedewerker vertelde dat haar ministerie het kwaliteitssysteem al op hoog niveau voor elkaar heeft. Dat gaf mij een enorme boost: het is dus wél mogelijk.” Het vormde een stip op de horizon. “Daar willen we ook naartoe met UWV. Daarom heb ik haar uitgenodigd om te komen vertellen hoe haar ministerie dit heeft aangepakt.”
Verbeteren als hele overheid
“Verschillende mensen die ik via het netwerk van het Leerhuis ontmoette, hebben hun kwaliteitssysteem en -inzichten met me gedeeld,” vertelt Ellen. “Ik heb veel geleerd door die naast elkaar te leggen: Wat is er allemaal mogelijk? Wat doen andere organisaties? En wanneer is het goed genoeg? Je hoeft het wiel niet meer helemaal zelf uit te vinden. De informatiehuishouding verbeteren doe je met de héle overheid. Niet per organisatie. Dat inzicht werkt ook door in haar eigen manier van werken. “Ik hoor nog te vaak dat we beleidskaders niet kunnen delen, bijvoorbeeld vanwege de privacy. Maar laten we daar vooral niet te krampachtig mee omgaan en elkaar helpen waar dat kan.” Net als Ellen impact maken en grip krijgen op kwaliteitszorg? Volg onze training Kwaliteitszorg.
Word ook impactmaker
We brengen graag meer van dit soort verhalen in beeld. Heb jij een training gevolgd bij het Leerhuis en zet je die kennis in om de informatiehuishouding in jouw organisatie te verbeteren? Meld je dan aan als impactmaker via leerhuis@nationaalarchief.nl en inspireer vakgenoten.