Social media platformen groeien in hoog tempo uit tot machtige spelers op het publieke én politieke toneel. Een soepele samenwerking is daarbij niet vanzelfsprekend: politieke en commerciële belangen lopen uiteen, zeker als het gaat om privacy, veiligheid en archivering. Tijdens de training Archiveren van sociale media leer je hoe je met dit spanningsveld omgaat en wat de eerste stappen van archiveren kunnen zijn.
In ‘Leren met het Leerhuis’ nemen we iedere maand een duik in een trainingsonderwerp. Deze maand: het archiveren van sociale media. Onder begeleiding van informatiemanager, trainer en adviseur Veerle Ultee onderzoeken deelnemers de definitie van 'sociale media’ binnen hun organisatie, welke kanalen ze gebruiken én hoe ze daar bewust mee omgaan. Belangrijk, want sociale media spelen een belangrijke rol in hedendaagse overheidscommunicatie.
Van definitie tot plan van aanpak
Volgens Veerle begint alles bij de vraag: wat verstaan we eigenlijk onder sociale media? Niet alleen als theoretisch concept, maar ook als praktische tool binnen de eigen organisatie. Valt WhatsApp onder de noemer social media platform? En YouTube? Waarom wel of niet?
Sociale media vormen volgens Veerle een veelkoppig monster: “Het is niet één probleem met één afgebakende oplossing”. Juist daarom moet je het kleiner maken en stap voor stap aanpakken. Een heldere definitie helpt alvast om de volgende zaken in kaart te brengen:
- Welke platforms gebruikt worden
- Door wie en waarvoor ze gebruikt worden
- Wat wet- en regelgeving zegt over deze platforms
- Waar de grootste risico's en prioriteiten liggen
"We kijken daarbij naar de praktijk,” vertelt Veerle. “Als je morgen zou moeten beginnen met archiveren, wat zouden dan je eerste stappen zijn?” Daarbij nodigt ze deelnemers uit om te kijken naar de techniek, maar ook naar de noodzaak. “Hoe belangrijk is een platform écht voor jouw organisatie? Is het de investering in archivering waard? En hoe werkt archiveren bij platform x of y?”
De grootste struikelblokken van archiveren van sociale media
In de praktijk lopen organisaties volgens Veerle vaak tegen dezelfde problemen aan.
- Geen grip op het platform
Je hebt geen contract met Facebook of Instagram, dus je hebt weinig controle. Techbedrijven werken bovendien niet vanzelfsprekend mee. Hun belangen, het behoud en vermarkten van data, staan haaks op die van overheidsorganisaties. Die willen data juist toegankelijk, veilig en archief-proof maken. - Onbewust gebruik
Vooral WhatsApp wordt vaak informeel gebruikt, zonder heel actief na te denken over de risico's. Medewerkers staan niet altijd stil bij het feit dat hun berichten gearchiveerd moeten worden, of dat volledige chatgeschiedenissen kunnen worden opgevraagd via een Woo-verzoek. - Privacy en datalekken
Het privacy-risico van social media platformen zit niet zozeer in afgeluisterd worden, maar in datalekken en onbedoelde verspreiding van gevoelige informatie.
Praktische tips van de docent
- Definieer waar je het over hebt
Breng in kaart welke sociale media worden gebruikt binnen jouw organisatie, door wie en waarvoor. Dan weet je of en welk probleem je hebt en waar je moet beginnen met de oplossing. - Hou rekening met botsende belangen
Je kunt er niet vanuit gaan dat techbedrijven opties bieden voor veilig informatiebeheer. Maak dus bewuste kanaalkeuzes en formuleer bij ieder kanaal een eigen archiveringsstrategie. - Begin klein
Je hoeft het archiveringsvraagstuk niet in één keer op te lossen. Breng alles in kaart, stel daarna prioriteiten en zet dan een eerste stap. De rest volgt daarna. - Wees transparant
Leg vast wat je archiveert, hoe je dat doet en waar beperkingen zitten. Dat vergroot de waarde van je archief. Zowel voor Woo-verzoeken nu én voor toekomstig onderzoek.
Van inzicht naar actie
Veel organisaties weten dat veilige omgang met sociale media belangrijk is, maar ze missen praktische handvatten. Daarom sluiten deelnemers de trainingen af met een concreet plan van aanpak.
“Dat hoeft niet altijd een ingewikkelde technische oplossing te zijn,” vertelt Veerle. “Soms kom je al een heel eind met het proces in kaart brengen of werkafspraken maken. De training ‘Archiveren van Sociale Media’ biedt handvatten om een start te maken met veilige archivering van een grillig speelveld. Niemand heeft dit volledig op orde, maar niets doen is geen optie meer.”
Wil je ook leren hoe je sociale media verantwoord archiveert binnen jouw organisatie? Meld je hier aan voor de volgende training over Archiveren van sociale media!