Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie begint niet bij archivering achteraf, maar al bij het ontwerp van werkprocessen en systemen. Toch gaat het daar in de praktijk nog vaak mis. Hoe zorg je ervoor dat informatie vanaf het begin goed wordt vastgelegd, beheerd en teruggevonden - en hoe kan het DUTO-raamwerk hierbij helpen?
In aflevering 52 van onze podcastserie De veranderende rol van een informatieprofessional van het Leerhuis Informatiehuishouding gaat Sebo Boerma hierover in gesprek met het Regionaal Archief Alkmaar én vier professionals van BUCH, de werkorganisatie voor de vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Heiloo en Castricum en koploper op het gebied van DUTO.
Etienne Mommers (informatiemanager bij BUCH), Gert Zwagerman (teammanager informatiebeheer bij BUCH), Edo Huisman (adviseur informatiebeheer bij BUCH), Regina Mögelin-Melissen (adviseur informatiebeheer bij BUCH), en Daniëlle van Mourik (adviseur digitale informatie bij Regionaal Archief Alkmaar) vertellen onder meer over hoe zij het DUTO-raamwerk toepassen in de praktijk. Dit zijn hun vier belangrijkste inzichten.
Luister de hele podcast op Spotify of Apple Podcasts.
1. Zorg dat de vraag aansluit bij de behoeften
Hoewel de Archiefwet en de Woo voorschrijven dat informatie duurzaam toegankelijk moet zijn, is in de eerste fase van een nieuw informatieproject vaak de vraag nog niet scherp genoeg. Dat maakt duurzaam toegankelijk maken van informatie ook lastig. Want om welke informatie gaat het dan eigenlijk?
Volgens Etienne Mommers is dat een cruciale vraag om mee te beginnen: "Veel opdrachtgevers willen een oplossing om de oplossing. Maar als je doorvraagt waar de échte behoefte precies ligt, komen we vaak tot hele andere inzichten."
Bij de BUCH speelt informatiebeheer daarom al een rol bij de eerste gesprekken over nieuwe processen en systemen. Door in die eerste fase eerst de context en het probleem in kaart te brengen, voorkom je dat gebouwde oplossingen later niet blijken aan te sluiten op eisen rondom informatiebeheer. Edo: “Je vormt als informatieadviseur eigenlijk de brug tussen operationele ICT en de organisatie.”
Etienne Mommers voegt toe dat die brug sterker wordt als opdrachtgevers weten wat ze willen: “Als je weet wat er nodig is en waarom, voorkom je dat je een applicatie installeert die er mooi uitziet, maar niet past bij wat er nodig is.” Daarom stuurt hij bewust op basis van projectopdrachten, waarin de behoefte van de organisatie centraal staat. "We kunnen pas goed adviseren als we snappen wat de vraag is."
2. Gebruik DUTO als hulpmiddel in de ontwerpfase, niet als checklist achteraf
Het DUTO-raamwerk beschrijft aan welke eisen overheidsinformatie moet voldoen om duurzaam toegankelijk te zijn. Binnen de BUCH gebruiken ze het raamwerk niet als controle achteraf, maar als hulpmiddel bij het ontwerpen van oplossingen.
Edo: “We zien het raamwerk dan als onderdeel van compliance. Voldoet het proces- of systeemontwerp tot nu toe aan de eisen rondom informatiebeheer? En hoe valt dat samen met privacy en veiligheid?”
Concreet betekent dit dat het DUTO-raamwerk al een rol speelt bij de kick-off van projecten, bij het opstellen van toetsingscriteria bij nieuwe systemen en tools en in gesprekken tussen organisatie, IT en informatiebeheer.
3. Werk risico-gestuurd en accepteer imperfectie
Het DUTO-raamwerk is uitgebreid en niet in elke situatie één-op-één toepasbaar. Daarom kiest de BUCH bewust voor een risico-gestuurde aanpak. Gert Zwagerman: “We proberen niet té streng in de leer te zitten. We kijken per situatie naar de risico’s die we lopen en proberen werkprocessen te vereenvoudigen, zodat we niet onnodig de organisatie of adviseurs belasten met allerlei gedetailleerde eisen.”
Dat betekent in de praktijk dat er minder strenge eisen worden gesteld aan systemen met een lage informatiewaarde en dat er pragmatische oplossingen worden gekozen wanneer data niet goed migreerbaar is. Zo kan een oud systeem bijvoorbeeld raadpleegbaar blijven. Bij deze pragmatische oplossingen ligt extra focus op transparantie: risico's moeten gedocumenteerd worden. “We hebben allemaal een eed afgelegd dat we ons zullen houden aan de wet. De Archiefwet is er natuurlijk niet voor niets. Als we dan ‘makkelijker’ met risico’s omgaan, schuurt dat soms wel,” vertelt Gert.
Daniëlle herkent bovenstaande dilemma’s: “Verschillende processen hebben nou eenmaal hun verschillende soorten ondersteuning nodig. Je kan het wel centraal op één manier beleggen, maar dan zul je zien dat bepaalde processen buiten de boot vallen. Dat is ook niet de bedoeling.”
4. Werk iteratief: 'gewoon' starten en gaandeweg verbeteren
Etienne is het met Gert eens: perfectie is niet realistisch. “Je moet niet streven naar een negen om te kunnen beginnen. Start gewoon, en verbeter het proces gaandeweg.”
Bij de BUCH werkt men dan ook iteratief:
- Begin met een eerste versie van toetsingscriteria
- Haal daarna ervaringen op uit de praktijk van de organisatie
- Blijf op basis van die ervaringen de oplossingen continu aanscherpen
Het DUTO-raamwerk komt dus niet alleen van pas bij het ontwerpen van nieuwe systemen, maar ook bij het verbeteren van bestaande applicaties. Door iteratief te werken ontstaat beter zicht op risico's en verbeterpunten.
Wat kunnen andere organisaties leren van de BUCH?
De aanpak van de BUCH laat zien dat de kracht van DUTO zit in praktische toepassing, niet in droge theorie. Door informatiebeheer vanaf het begin mee te nemen in werkprocessen, voorkom je knelpunten achteraf. Door het DUTO-raamwerk als hulpmiddel te gebruiken, maak je werkbare keuzes. En door transparant te zijn over die keuzes en risico's, houd je grip op je informatiehuishouding.
Meer weten?
Wil je meer tips en ervaringen horen over hoe je het DUTO-raamwerk het beste kan toepassen in de praktijk? Luister dan de hele podcast aflevering.