De informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid verandert. Waar het eerst vooral ging om bewustwording en uitleg, zoeken organisaties nu steeds meer de diepte op wat betreft inrichting en borging van informatiebeheer. Wat is er nodig om informatie goed en duurzaam op orde te houden en wat betekent dat voor de rol van de informatieprofessional?
Volwassenheid van het vakgebied
Ook voordat Lars bij SZW begon, hield hij zich al bezig met informatiehuishouding, bijvoorbeeld als consultant. In de afgelopen vier jaar heeft hij van dichtbij meegemaakt hoe het vakgebied zich ontwikkelde. Volgens hem wordt informatiehuishouding steeds volwassener, zowel binnen SZW als daarbuiten. Hij deelt zijn vier belangrijkste inzichten.
1. Van bewustwording naar verdieping
"In de afgelopen jaren ben ik tientallen sessies begonnen met de vraag wat informatiehuishouding eigenlijk is en waarom het zo belangrijk is,” vertelt Lars. “Die bewustwordingscampagne is er inmiddels wel echt vanaf. Je hoeft mensen niet meer uit te leggen waarom een dossierstructuur van belang is. Het gesprek gaat steeds meer over diepere vragen, zoals ‘hoe kan mijn team hierin zo efficiënt mogelijk werken?’”
Thijs herkent deze verandering. Ook valt het hem op dat er ook vanuit het management meer aandacht is voor structuur en archivering. “Ook managers voor wie informatiehuishouding niet de core business is, gaan vaker actief op zoek naar hun rol hierin.”
2. Verbreding van het vakgebied
Een andere duidelijke verandering is de verbreding van het vakgebied. Waar informatiebeheer aanvankelijk vooral werd gekoppeld aan het documentmanagementsysteem, gaat het nu over een veel breder landschap van applicaties. Lars: “In het begin had ik het eigenlijk alleen maar over DigiDoc, nu zijn we bijvoorbeeld ook netwerkschijven aan het opschonen. Het informatiebeheerplan waar ik momenteel aan werk, gaat over wel twintig verschillende applicaties met overheidsinformatie.”
Informatiehuishouding gaat dan ook niet langer om één systeem, maar om het geheel van informatiestromen binnen de organisatie. Lars: “We hebben ook rijksbrede samenwerkingsfunctionaliteiten, dus we moeten onze blik steeds verder verbreden.”
3. Borging en continuïteit als nieuwe focus
Het Programma Transparant van BZK gaat stoppen, net als Enigma, het programma dat SZW gebruikt voor het verbeteren van de informatiehuishouding. Hierdoor ontstaat de vraag hoe de resultaten worden geborgd. En hoewel de programma’s stoppen, eindigt de opgave zelf natuurlijk niet. Informatiebeheer blijft relevant, zeker met ontwikkelingen zoals AI en nieuwe digitale toepassingen. De focus verschuift daarom van tijdelijke projecten naar structurele verankering in de organisatie, waarbij steeds meer vooruit wordt gekeken naar hoe informatiehuishouding duurzaam onderdeel blijft van het dagelijkse werk.
Zoals Thijs het mooi verwoordt: “De zijwieltjes gaan er langzaam af. En dan zie je dat mensen zich afvragen: hoe gaan we dit zelf organiseren? Daarom leiden we nu al mensen op binnen de directies, zodat het werk doorgaat als het programma stopt.”
4. Begrip van de organisatie is cruciaal
Lars’ belangrijkste tip voor informatieprofessionals? Verdiep je in je eigen organisatie. “Ik heb dat zelf in het begin ook heel veel gedaan, omdat ik nieuwsgierig was naar hoe de organisatie in elkaar zat: hoe werken de directies met elkaar samen? Waar staan al die afkortingen voor? En wat voor werk doet iedereen precies? In ons vakgebied kun je dat soort dingen heel goed vanaf de buitenkant aanschouwen. En dat helpt bij de samenwerking. Want het gesprek gaat een stuk makkelijker wanneer je je kunt inleven in de andere kant van de tafel.”
Benieuwd naar het hele verhaal? Luister nu aflevering 53 van ‘De veranderende rol van een informatieprofessional’.