Hoe zorg je voor informatiehuishouding waar mensen zich graag voor inzetten? Door liefdevol te organiseren. Dat creëert een gemeenschap met flink wat draagvlak. Sanne Bink bouwde in 2,5 jaar tijd een warm netwerk bij het ministerie van EZ, LVVN en KGG. Het netwerk brengt inmiddels meer dan 150 collega’s bij elkaar.
In aflevering 48 van onze podcastserie ‘De veranderende rol van een informatieprofessional’, gaat Sebo Boerma samen met Leerhuis-collega Milou Quellhorst in gesprek met Sanne over liefdevol organiseren: Hoe maak je op een laagdrempelige manier verbinding en waarom maken kleine liefdevolle gebaren zoveel verschil binnen informatiehuishouding?
Luister de podcast op Spotify of Apple Podcasts.
Kleine stappen, grote impact
De nieuwe rol van informatiehuishouding vraagt meer van organisaties dan systemen en veranderprocessen. Teams willen wel goed omgaan met informatie, maar worstelen met versnippering, tijdsdruk en eilandjes-werken. Hoe krijg je collega's dan toch in beweging?
Sanne: “We moeten heel veel en tegelijkertijd vinden we alle systemen ingewikkeld om mee te werken. De kracht zit daarom in kleine stapjes. Focus je op één verbetering per keer.” In plaats van de hele informatiehuishouding in één keer ‘op orde’ te brengen – wat nauwelijks concreet te maken is – kun je volgens hem beter eerst één dossierstructuur aanpakken of één specifiek proces onder de loep leggen.
Ook de traditionele top-down aanpak van veel organisaties moet volgens Sanne op de schop. De informatieprofessional is namelijk al lang geen archivist meer die alleen opdrachten van bovenaf uitvoert, maar een verandermanager en een begeleider van collega’s. Die rol vraagt om verbinding. Sanne werkt daarom onder andere met speelse werkvormen om teams met elkaar in gesprek te brengen.
Sanne’s veranderaanpak rust op drie pijlers: liefdevol organiseren, spelend wijs worden en bewust samenzijn.
Pijler 1: Liefdevol organiseren: Een warme gemeenschap beweegt sneller dan een projectstructuur
“Richt je werkcultuur liefdevol in. Daarmee bedoel ik bijvoorbeeld: teken hartjes of blije poppetjes op een flip-over bij namen van nieuwe mensen. Zo voelt iedereen zich welkom.” Dit soort kleine rituelen zorgen voor een gevoel van veiligheid en verlagen drempels: werknemers durven eerder vragen te stellen, fouten of risico’s aan te kaarten en onzekerheden te uiten. Dat voorkomt veel weerstand al vóór die ontstaat.
Daarnaast zorgt een gemeenschap voor continuïteit. “Wanneer één persoon wegvalt, blijft het netwerk bestaan.”
Pijler 2. Spelend wijs worden: Kleine, speelse stappen maken een grote opgave behapbaar
Herkenbaar voor veel overheidsorganisaties: informatiesystemen die niet altijd meewerken én hoge werkdruk. Juist dan helpt het om realistisch te blijven. Of, zoals Johan Cruijff het zou verwoorden: “Je kan niet sneller dan de ander als die langzamer gaat.”
Vooruitgang zit daarom in het nemen van kleine, speelse stappen, zoals:
- Maandelijkse, laagdrempelige bijeenkomsten met een korte presentatie of een speelse werkvorm. Dat creëert tegelijkertijd een fijn koffiemoment waar collega’s met elkaar kunnen bijpraten en sociale houvast.
- Speelse werkvormen. “Pak potloden of stiften om voorbeelden te illustreren. Gooi eens wat legoblokjes op tafel. Kleine, speelse interventies maken grote thema’s zoals de Woo en een DMS behapbaarder en menselijker.”
Pijler 3. Bewust samenzijn: Verandering ontstaat vanuit mensen, niet vanuit een systeem
Mensen koppelen informatiehuishouding vaak aan de technologie van het DMS. Sanne benadrukt dat systemen nooit het beginpunt zijn. “Nee, het gaat erom hoe je als team met elkaar omgaat. Een effectieve samenwerking zorgt voor waardevolle informatie.” Als teams contextuele kaders met elkaar delen en die onderling afstemmen, wordt informatie begrijpelijker en makkelijker bruikbaar.
Bovendien zorgt een warme samenwerking volgens Sanne voor een gedeeld eigenaarschap. “Als iedere collega denkt, ‘oh, dat regelt DIV wel’, wordt informatiehuishouding in het gebruik nooit duurzaam. Het systeem is pas toekomstbestendig zodra iedereen zich eigenaar voelt. Zodra iedereen niet alleen wéét, maar ook vóelt waarom correcte informatiehuishouding belangrijk is.”
Verandering begint bij jezelf
Echte verandering ontstaat dus tussen mensen, niet in het systeem. Liefdevol organiseren maakt veranderopgaven menselijk en beter te hanteren. Sanne vat het als volgt samen: “Sta open voor verandering en voor een ander, maar vooral voor jezelf. Toon zelf ook liefde in het werk dat je doet.”
Meer weten over liefdevol organiseren?
Luister dan de hele aflevering op Spotify of Apple Podcasts.