Weblogbericht Weblogbericht06-11-2025Sebo Boerma

Overheidsinformatie moet betrouwbaar, duurzaam en toegankelijk zijn, zeker nu de hoeveelheid digitale dossiers snel toeneemt. Voor het ministerie van Justitie en Veiligheid speelt het Centraal Digitaal Depot Plus (CDD+) daarin een sleutelrol. Justid, de Justitiële Informatiedienst, ondersteunt rijksorganisaties binnen het justitiële domein bij het toegankelijk houden van overheidsinformatie. Hoe zorg je ervoor dat cruciale data niet verdwijnt in de digitale mist?

In aflevering 47 van de Leerhuis-podcast De veranderende rol van een informatieprofessional, gaat host Sebo Boerma in gesprek met Gerben Kleine, manager van de Digitaliserings- en Archiveringsdienst bij Justid, en Simone Hensen, beleidsadviseur bij DJI. Samen vertellen ze hoe het CDD+ niet alleen om de juiste techniek vraagt, maar ook om een verandering in denken en doen. Ze delen 3 belangrijke inzichten.  

Luister de hele podcast op Spotify of Apple Podcasts 

Inzicht 1: Van archiveren naar gebruiken

Zoals de naam al doet vermoeden, is het CDD+ het centrale digitale depot van Justid. Hier slaat de organisatie digitale informatie op over de strafrecht-, migratie- en jeugdketen. De plus in de naam staat voor de extra functie van het depot: het gaat niet alleen om opslag, maar vooral om gebruik en uitwisseling van informatie. Gerben legt uit: “Onze dienstverlening richt zich vooral op het managen en duurzaam toegankelijk houden van informatie. Dat vereist dat we zorgvuldig omgaan met veiligheidsregels en toegangsrechten.” 

Duurzame toegankelijkheid betekent dat documenten van soms wel tachtig jaar oud nog steeds perfect leesbaar zijn en dat de context waarin ze zijn opgesteld ook bewaard blijft. Het depot bevat inmiddels ongeveer 150 miljoen documenten, vaak gevat in omvangrijke dossiers. 

Informatiebeheer is geen luxe, maar een randvoorwaarde 

Goed informatiebeheer is geen luxe, maar een randvoorwaarde voor een betrouwbare overheid. Dat blijkt vooral bij gevoelige thema’s, zoals de migratieketen. “Het COA (Centraal Orgaan opvang Asielzoekers) en het IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) wisselen informatie uit via het CDD+. In plaats van documenten heen en weer te sturen, gebruiken beide organisaties hetzelfde document, elk met hun eigen metadata. Moet het COA de informatie later vernietigen, dan blijft die voor het IND beschikbaar tot ook daar de bewaartermijn is verstreken,” aldus Gerben. Daarmee worden potentieel pijnlijke vergissingen voorkomen. 

Inzicht 2: Gedragsverandering: techniek versus cultuur

Een van de grootste veranderingen voor informatieprofessionals die werken met CCD+ is dus dat ze informatie niet alleen archiveren, maar ook uitwisselen.  

“Het gaat niet zozeer om het hébben van de informatie, maar het kunnen gebruiken ervan,” zegt Gerben. “Omdat we zoveel informatie verzamelen, krijgen we inzicht in processen en beleid. Informatie delen is daarbij belangrijk: alle betrokken partijen moeten toegang hebben tot dezelfde versie van informatie, op het juiste moment.” 

Simone vult aan: “De techniek is daarbij belangrijk, maar in mijn dagelijkse werk als beleidsadviseur merk ik ook dat het om gedrag en houding gaat. Mensen zijn gewend informatie voor zichzelf te houden. Daar is gedragsverandering nodig.” 

Stap voor stap veranderen 

Het veranderen van ingesleten routines en gedragingen kost tijd. Dat beaamt Gerben: “We beginnen vaak met de techniek: metadata formuleren, koppelingen maken en systemen leren kennen. Maar het komt uiteindelijk altijd neer op gedrag.” 
 
Simone vult aan: “Ook al maak je het systeem ‘breder’ als organisatie, mensen blijven informatie toch als hun eigendom beschouwen. Het is echt een cultuurding.” 

Die gedragsverandering bereik je volgens Gerben door stap voor stap, met zowel managers als onderzoekers, het hele proces te doorlopen. Gerben: “We gaan je niet vertellen wat je allemaal fout hebt gedaan, maar helpen je om verbeteringen aan te brengen. Het is een groeiproces.” Uiteindelijk moet het groeiproces voorkomen dat men op cruciale momenten de juiste versie van bepaalde informatie niet kan vinden. Die moet altijd duurzaam toegankelijk zijn. Dat zorgt voor een transparantie en overzicht. 

Inzicht 3: De nieuwe rol van de informatieprofessional

Naast gedragsverandering zal de informatieprofessional van de toekomst ook rekening moeten gaan houden met een actievere rol, als het gaat om informatiebeheer. “We kunnen niet meer zitten wachten tot informatie naar ons toe komt. De klassieke rol van archivaris bestaat niet meer in ons geval,” aldus Gerben.  

Wat is die rol dan wel? Gerben beschrijft de informatieprofessional als ‘iemand die actief bijdraagt aan het proces, in plaats van alleen achteraf te controleren of alles klopt’. Hij of zij moet processen begrijpen, technologische ontwikkelingen volgen en de waarde van informatie inzien – om zo weer duidelijker patronen te herkennen of werkwijzen aan te kunnen passen. 

Een kijkje in de keuken 

Gerben benadrukt dat hij andere afdelingen graag uitnodigt om een keer mee te kijken bij de werkwijze van Justid. “We organiseren graag rondleidingen, waarin we laten zien hoe we werken. Dat gaat van scannen van informatie tot archivering. Zo inspireert Justid andere organisaties om hun eigen informatiebeheer te verbeteren.” 

Meer weten over het CDD+? Luister de hele podcast op Spotify of Apple Podcasts 

Verder leren over dit onderwerp?

Het Leerhuis geeft de volgende trainingen: