In bijna elk team zijn de intenties goed. Mensen willen zorgvuldig omgaan met informatie. Toch verdwijnen documenten in persoonlijke mappen, worden afspraken over opslaan niet nageleefd, en als er een Woo-verzoek binnenkomt, begint het zoeken. Niet omdat mensen het niet willen. Maar omdat de omgeving waarbinnen ze werken dat gedrag uitlokt.
Die omgeving wordt voor een groot deel bepaald door de leidinggevende. Niet als schuldige, maar als degene met de meeste invloed op wat normaal is in een team.
De leidinggevende bepaalt wat normaal is in een team
Onderzoek naar gedragsverandering laat consistent zien: de manier waarop leiding wordt gegeven aan een team voorspelt in grote mate of een verandering succesvol is. Niet een campagne, niet een e-learning, niet het beleid. De leidinggevende.
Dat werkt langs twee kanten. Aan de ene kant door kaders te stellen: afspraken over opslaan, naamgeving, wat wel en niet openbaar kan. Aan de andere kant door mensen het vertrouwen en de ruimte te geven om in de praktijk de beste keuze te maken. Te veel sturen zonder vertrouwen leidt tot medewerkers die wachten op instructies. Te veel loslaten zonder kaders leidt tot ieder voor zich. De balans daartussen is waar het leidinggevende werk zit.
Een leidinggevende die zich niet bewust is van eigen patronen, versterkt onbedoeld precies het gedrag dat hij wil veranderen. Wie zelf documenten opslaat waar het uitkomt, of informatiehuishouding steeds naar de achtergrond schuift omdat er urgentere dingen zijn, geeft het team daarmee een signaal. Ook als dat niet de bedoeling is.
Wat betekent dat in de praktijk?
1. Maak je eigen gedrag zichtbaar
Sla je documenten centraal op, met herkenbare naamgeving. Benoem dat ook in het bijzijn van je team: "Ik sla dit meteen op in het DMS." Zo laat je zien hoe het hoort, zonder dat je er een heel verhaal over hoeft te houden.
2. Maak afspraken en herhaal ze
Eenmalig iets afspreken is geen afspraak maken. Waar sla je wat op? Welke naamgeving gebruik je? Hoe onderscheid je concepten van eindversies? Leg het vast op een plek die iedereen kent, en verwijs ernaar bij nieuw werk, steeds weer.
3. Bouw een vast IHH-moment in
Geen apart traject, geen extra sessie. Gewoon een paar minuten in het bestaande teamoverleg. "Staat dit goed in het DMS?" "Wat ging er mis?" "Wat ging er goed?" Wie dat regelmatig doet, maakt leren normaal en zorgt dat mensen fouten durven melden.
4. Spreek aan én waardeer
Spreek mensen aan als afspraken niet worden nageleefd. Maar geef ook positieve feedback als het wél goed gaat. Gedrag dat gezien en benoemd wordt, herhaalt zich.
5. Verbind met de bedoeling
Informatiehuishouding is het fundament onder Kamervragen die je kunt beantwoorden, Woo-verzoeken die je aankunt en het vertrouwen van burgers. Medewerkers die begrijpen waarom iets belangrijk is, maken intrinsiek betere keuzes dan medewerkers die een regel volgen. Benoem dat verband bij concrete situaties in het dagelijkse werk.
Woensdag ZO-dag als ritme
Juist omdat leidinggevenden zo bepalend zijn voor of informatiehuishouding echt verandert in een team, loopt er momenteel een ZO-campagne specifiek gericht op hen. Elke woensdag een concreet moment om stil te staan bij Zorgvuldig en Open werken, met tips, handvatten en inspiratie.
Gebruik dat ritme als leidinggevende. Niet als extra taak bovenop het werk, maar als vast ankerpunt om het gesprek met je team te voeren. Kleine, regelmatige momenten hebben meer effect dan één grote sessie per jaar. En woensdag geeft je daar elke week opnieuw een aanleiding voor.
Tot slot: een vraag om mee te beginnen
Gedragsverandering in een team begint zelden met een groot plan. Het begint met een eerste gesprek, een eerste moment waarop iets bespreekbaar wordt gemaakt wat dat voorheen niet was. Als leidinggevende ben jij degene die dat gesprek kan initiëren, en die daarmee de toon zet voor wat normaal is in je team.
Wanneer is jouw volgende gesprek met je team over hoe jullie met informatie omgaan?
Wil je meer leren over hoe jij als leidinggevende gedragsverandering rond informatie in gang zet? Volg dan de training 'Leiding nemen bij gedragsverandering' via het Leerhuis Informatiehuishouding.