Het vakgebied rondom informatiehuishouding wordt complexer. Binnen de Rijksoverheid wordt dat steeds zichtbaarder: de groei van digitale communicatie en de bijbehorende informatiestroom vormen een uitdaging. Hoe houd je die als informatieprofessional beheersbaar én toekomstbestendig?
Samenwerken aan toekomstbestendige archivering
Amber houdt zich de afgelopen twee jaar vooral bezig met het archiveren van chatberichten, e-mails en social media. Met de komst van nieuwe apps en toegenomen geopolitieke ontwikkelingen neemt de complexiteit van haar werk snel toe. “We krijgen enorm veel documenten binnen, en er komen continu nieuwe typen bij. Eén oplossing bedenken voor één applicatie is dus niet meer voldoende.”
Interdepartementale samenwerking is wat Amber betreft cruciaal om de versnipperde informatiestroom beheersbaar te houden voor de toekomst. “We werken intensief samen met andere departementen om tot rijksbrede, toekomstbestendige programma’s te komen.”
Deze aanpak levert vier inzichten op.
1. Van uitvoerend naar strategisch denken
Toekomstbestendig werken begint wat Amber betreft aan de voorkant van het proces: informatieprofessionals moeten vanaf het begin van een project al betrokken worden en strategisch meedenken. “Vroeger maakten we eerst iets, en ‘keken we wel even waar we het opsloegen’. Nu zie je dat projecten veel meer gericht zijn op éérst nadenken en daarna pas bouwen en archiveren.”
Nathalie vult aan: “In het begin was er sowieso meer weerstand en waren we vooral aan het uitleggen waarom archiveren belangrijk is. Nu is dat breder bekend en kunnen we het makkelijker maken voor medewerkers.”
2. Archiveren by design
De verschuiving van achteraf opslaan naar vooraf ontwerpen heet binnen het ministerie archiveren by design. “We denken mee over welke formats handig zijn en hoe we de bestanden het beste kunnen opslaan,” vertelt Amber. Daarbij staat toekomstbestendigheid centraal. “Je moet duurzame oplossingen bedenken die óók werken voor applicaties die we nog niet kennen. Vraag jezelf af: kunnen we deze bestanden in de toekomst nog lezen?”
3. Techniek én gedrag
Goede informatiehuishouding moet het werk van de beleidsmedewerker makkelijker maken. Zo werkt Amber aan een rijksbrede voorziening die chatberichten op de achtergrond archiveert. Maar techniek vormt slechts één kant van de oplossing.
Archiveren by design in een versnipperd digitaal landschap vraagt volgens Amber ook om gedragsverandering vanuit beleid. “Het vraagt van beleidsmedewerkers meer bewustzijn over wat ze maken en waar ze het opslaan.” Dat houdt het systeem overzichtelijker en transparant – nu en in de toekomst.
Dit wordt actief gestimuleerd vanuit het ministerie. “We geven trainingen en gaan met mensen in gesprek over hoe ze met informatie omgaan. Bovendien stellen we leerlijnen op voor professionals,” vertelt Nathalie.
4. Van stoffig imago naar centrale rol in de organisatie
Naast de werkwijze en de inhoud verandert ook het imago van informatiebeheer binnen het ministerie. Wat ooit ‘achter de schermen’ gebeurde, staat nu centraal in de organisatie. “Informatiebeheer verschuift van een stoffige kelder naar het hart van de overheid”, zegt Nathalie.
Dat heeft volgens haar te maken met groeiende aandacht voor het onderwerp. “Er zijn veel meer ogen op ons gericht, informatiehuishouding is nu bijvoorbeeld ook onderdeel van de introductiedag voor nieuwe medewerkers.” Dat vraagt om een creatieve aanpak. “Het is het minst sexy onderwerp op zo’n dag. Dus we maken het interactief, met stellingen bijvoorbeeld.”
Amber vult aan: “We zijn echt bezig om onszelf te ‘verkopen’. Marketing en zichtbaarheid voor ons vak worden steeds belangrijker.”
Een blik op de toekomst
“De wereld verandert snel, zowel technisch als geopolitiek. Er komen steeds meer typen documenten bij en belangen blijven veranderen,” zegt Amber. “Ik denk niet dat informatiehuishouding ooit ophoudt.” Op de korte termijn hoopt ze archivering daarom rijksbreed te kunnen automatiseren. “Er wordt nu hard gewerkt aan een rijksbrede applicatie, dus de wil is er.”
Bij een rijksbrede toepassing hoort ook interdepartementale samenwerking. “Ga echt in gesprek met collega’s van andere afdelingen,” adviseert Amber. “Je leert zoveel van elkaar, omdat het overal net even anders werkt.” Nathalie sluit zich daarbij aan: “Je moet met elkaar in verbinding blijven. Leg contacten en onderhoud je netwerk.”
Benieuwd naar het hele verhaal? Luister nu aflevering 54 van ‘De veranderende rol van de informatieprofessional’.