Een goede informatiehuishouding draait niet alleen om regels, beleid en systemen, maar vooral ook om hoe medewerkers dagelijks met informatie werken. Bij DUO Den Haag is zorgvuldig omgaan met informatie verweven in die dagelijkse praktijk. Dankzij een gedeelde manier van werken blijft informatie goed vindbaar, blijft kennis behouden en kunnen collega's elkaars werk eenvoudig overnemen.
DUO Den Haag houdt zich bezig met de bekostiging van onderwijsinstellingen. Om te bepalen waar scholen recht op hebben, en onder welke omstandigheden, werkt de organisatie met grote hoeveelheden informatie. Van wet- en regelgeving tot communicatie met scholen en leerlingentellingen. Al die informatie moet zorgvuldig worden vastgelegd en eenvoudig terug te vinden zijn. Een goede informatiehuishouding is daarom onmisbaar voor een betrouwbare uitvoering van het werk.
Informatiehuishouding als basis
Procesregisseur Django ziet dat belang dagelijks in de praktijk. Zijn werk draait om het verbinden van verschillende processen en betrokken partijen voor de bekostiging van onderwijsinstellingen. Daarvoor moet hij altijd kunnen terugvallen op betrouwbare en goed georganiseerde informatie. Zeker omdat berekeningen niet op zichzelf staan: er volgen altijd herberekeningen. Django: “Het kan zomaar gebeuren dat de gegevens waar je nu aan werkt, over een paar jaar weer ergens voor nodig zijn. Daarom zijn we voortdurend bezig met het bijhouden, controleren en goed archiveren van informatie. Het vormt de basis voor alles wat we doen.”
Structuur als houvast
Wat opvalt aan de aanpak van DUO, is dat de afspraken over informatiehuishouding kunnen verschillen per team. Wat wel voor iedereen hetzelfde is, is de manier waarop informatie wordt opgeslagen en teruggevonden. DUO werkt hiervoor met een mappenstructuur die begint op organisatieniveau en vervolgens steeds specifieker wordt. Uiteindelijk kom je via deze structuur uit bij de map van je eigen team, waarbinnen je veel ruimte hebt voor eigen invulling.
Een van de redenen dat deze structuur voor DUO zo goed werkt, is dat de organisatie werkt met jaarcycli. Django: “Elke dag is anders, maar elk jaar is in de basis hetzelfde. Veel processen keren ieder jaar terug, en de mappenstructuur is daarop ingericht.” Volgens Django groei je als nieuwe medewerker vanzelf in die manier van werken. Je leert het vooral door te doen, waarbij ervaren collega’s je laten zien hoe je de informatie vastlegt en organiseert.
Persoonsonafhankelijke aanpak
Dankzij die manier van werken is kennis delen een vanzelfsprekend onderdeel van het werkproces. Django: “Zodra je ergens aan begint, maak je het aan op de gedeelde schijf. En elke stap die je zet, sla je op. Zo kan iedereen zien waar je mee bezig bent.” Dat sluit aan bij de ontwikkeling waar DUO momenteel mee bezig is, om het werk zoveel mogelijk persoonsonafhankelijk te maken. Dat betekent dat iedereen met kennis van de systemen het werk van een collega kan overnemen als de situatie daarom vraagt.
Goede informatiehuishouding begint bij samenwerking
De werkwijze van DUO laat zien dat goede informatiehuishouding niet begint bij systemen of regels, maar bij de manier waarop mensen samenwerken. Pas als die basis op orde is, kunnen processen, structuren en technologie echt hun werk doen.