Goede informatiehuishouding is belangrijk. Dat geven we ook graag mee aan nieuwe rijksmedewerkers. Ga je als HR-adviseur of leidinggevende een nieuwe rijksmedewerker inwerken op het gebied van informatiehuishouding? Dat hoeft niet veel tijd te kosten met de leermiddelen van het Leerhuis! Hieronder lees je ons advies over hoe je direct aan de slag kunt gaan met de onboarding, welke aanvullende tools en tips we hebben én hoe wij je bij de onboarding extra ondersteuning kunnen bieden.
Nieuwe rijksmedewerkers moeten weten wat het belang is van het op orde hebben van hun informatiehuishouding. Goed informatiebeheer is niet alleen belangrijk voor de medewerker zelf, maar ook voor de collega's en Nederlandse burgers. De medewerker moet daarom weten hoe hij of zij met overheidsinformatie moet omgaan en zich houden aan de bestaande wet- en regelgeving.
Advies voor onboarding
We hebben een aantal tips bij de onboarding van nieuwe rijksmedewerkers voor je op een rijtje gezet in een praktische handreiking. Het is verstandig om nieuwe rijksmedewerkers direct onze e-learning Werken met overheidsinformatie te laten volgen. Met deze e-learning maakt de rijksmedewerker kennis met de basisprincipes van overheidsinformatie. De medewerker leert waarom een goede informatiehuishouding belangrijk is, wat zorgvuldig werken met overheidsinformatie betekent en hoe hij of zij hieraan kan bijdragen.
De handreiking Goed omgaan met overheidsinformatie is een handig instrument om gelijk aan de slag te gaan met informatiehuishouding. Het biedt een overzicht van praktische tips die bijdragen aan het op peil houden van de informatiehuishouding. Je kunt het makkelijk mailen naar een nieuwe medewerker of gebruiken in een 1-op-1 gesprek.
Wist je dat goed omgaan met overheidsinformatie onderdeel is van het ambtelijk vakmanschap? Het wordt daarom ook een vast component van de nieuwe ambtseed.
Extra onboarding tools en tips
Waarom is het zo belangrijk goed om te gaan met overheidsinformatie? De interactieve infographic Goed bewaard begint bij jou maakt in één oogopslag duidelijk wat er van rijksmedewerkers verwacht wordt.
Ben jij leidinggevende en wil je aan de slag met het op orde krijgen van de informatiehuishouding in jouw team? De factsheet Start het gesprek en de presentatie #LekkerOpOrde helpen je op weg.
Hoe leg je nieuwe rijksmedewerkers uit wat ze moeten doen met privémails in hun zakelijke e-mailbox? Of hoe zij bestandsnamen zo opbouwen dat ze over 5 jaar nog steeds makkelijk terug te vinden zijn? In deze video’s ontvangen rijksmedewerkers tips over hoe zij hun informatiehuishouding (nog beter) op orde kunt krijgen.
- Video 1 - Bijdragen aan openheid en transparantie
- Video 2 - Opslaan, archiveren en netjes werken
- Video 3 - Beschermen van privacy en vertrouwelijke informatie
- Video 4 - Praktisch omgaan met e-mail
- Video 5 - Mobiele telefoons, berichtenapps en online meetings
In één oogopslag zien wanneer je welke documenten moet opslaan en hoe je dat doet? Bekijk de infographic Goed opslaan is zo gedaan.
Als leidinggevende doe je er goed aan om de onderwerpen informatiehuishouding en informatiebeheer structureel in personeelsgesprekken (P-gesprekken) naar voren te laten komen. Zo wordt het belang ervan continu onderstreept.
Naast individuele gesprekken is het ook belangrijk dat je met jouw team hierover in gesprek gaat. Hiervoor hebben wij een handig middel ontwikkeld: de kaartenset 'Actieve openbaarmaking'. De kaartenset bevat vragen en stellingen die het gesprek hierover makkelijk op gang brengen. Zo ontdek je met elkaar wat actieve openbaring concreet betekent voor jullie dagelijkse werkzaamheden.
Ieder departement heeft haar eigen informatieprofessionals. Betrek hen bij de introductie van het onderwerp informatiehuishouding, bij het nabespreken van een e-learning of de kaartenset 'Actieve openbaarmaking'. De informatieprofessionals krijgen zo meteen een gezicht, waardoor de drempel lager wordt om bij hen aan te kloppen met vragen.
Het op orde brengen of houden van informatiehuishouding is een continu proces. Het blijft dus ook na de onboarding een aandachtspunt. Laat de nieuwe medewerker kennismaken met het uitgebreide leeraanbod van het Leerhuis, zodra hij of zij is ingewerkt. Er staan allerlei interessante trainingen, e-learnings, webinars en podcasts klaar.
Hulp op maat: Leerhuis als kennis- en sparringpartner
Wil je meer informatie en tips ontvangen over onboarding? Of ben je op zoek naar leeroplossingen (op maat) rondom informatiehuishouding? Het Leerhuis denkt als kennis- en sparringpartner graag met je mee. Vul onderstaand contactformulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.