Goede informatiehuishouding is belangrijk. Dat geven we ook graag mee aan nieuwe rijksmedewerkers. Ga je als HR-adviseur of leidinggevende een nieuwe rijksmedewerker inwerken op het gebied van informatiehuishouding? Dat hoeft niet veel tijd te kosten met de leermiddelen van het Leerhuis!
Wist je dat goed omgaan met overheidsinformatie onderdeel is van het ambtelijk vakmanschap? Het is daarom ook een vast component van de nieuwe ambtseed.
Nieuwe rijksmedewerkers moeten weten wat het belang is van het op orde hebben van hun informatiehuishouding. Goed informatiebeheer is niet alleen belangrijk voor de medewerker zelf, maar ook voor de collega's en Nederlandse burgers. De medewerker moet daarom weten hoe hij of zij met overheidsinformatie moet omgaan en zich houden aan de bestaande wet- en regelgeving.
Advies voor onboarding
We hebben een aantal tips bij de onboarding van nieuwe rijksmedewerkers voor je op een rij gezet in een praktische handreiking. Het is verstandig om nieuwe rijksmedewerkers direct onze e-learning Werken met overheidsinformatie te laten volgen. Met deze e-learning maakt de rijksmedewerker kennis met de basisprincipes van overheidsinformatie. De medewerker leert waarom goede informatiehuishouding en archivering belangrijk is, wat zorgvuldig werken met overheidsinformatie betekent en hoe hij of zij hieraan kan bijdragen.
De handreiking Goed omgaan met overheidsinformatie is een handig instrument om gelijk aan de slag te gaan met informatiehuishouding en archivering. Het biedt een overzicht van praktische tips die bijdragen aan het op peil houden van de informatiehuishouding. Je kunt het makkelijk mailen naar een nieuwe medewerker of gebruiken in een 1-op-1 gesprek.
Extra onboarding tools en tips
Waarom is het zo belangrijk goed om te gaan met overheidsinformatie? De interactieve infographic Goed bewaard begint bij jou maakt in één oogopslag duidelijk wat er van rijksmedewerkers verwacht wordt.
Ben jij leidinggevende en wil je aan de slag met het op orde krijgen van de informatiehuishouding in jouw team? De factsheet Start het gesprek helpt je op weg.
Hoe leg je nieuwe rijksmedewerkers uit wat ze moeten doen met privémails in hun zakelijke e-mailbox? Of hoe zij bestandsnamen zo opbouwen dat ze over 5 jaar nog steeds makkelijk terug te vinden zijn? Zie in één oogopslag zien wanneer je welke documenten moet opslaan en hoe je dat doet. infographic Goed opslaan is zo gedaan.
Als leidinggevende doe je er goed aan om de onderwerpen informatiehuishouding, archivering en informatiebeheer structureel in personeelsgesprekken (P-gesprekken) naar voren te laten komen. Zo wordt het belang ervan continu onderstreept.
Naast individuele gesprekken is het ook belangrijk dat je met jouw team hierover in gesprek gaat. Hiervoor hebben wij een handig middel ontwikkeld: de kaartenset 'Actieve openbaarmaking'. De kaartenset bevat vragen en stellingen die het gesprek hierover makkelijk op gang brengen. Zo ontdek je met elkaar wat actieve openbaring concreet betekent voor jullie dagelijkse werkzaamheden.
Ieder departement heeft haar eigen informatieprofessionals. Betrek hen bij de introductie van de onderwerpen informatiehuishouding, archivering en openbaarmaking, bij het nabespreken van een e-learning of de kaartenset 'Actieve openbaarmaking'. De informatieprofessionals krijgen zo meteen een gezicht, waardoor de drempel lager wordt om bij hen aan te kloppen met vragen.
Het op orde brengen of houden van informatiehuishouding is een continu proces. Het blijft dus ook na de onboarding een aandachtspunt. Laat de nieuwe medewerker kennismaken met het uitgebreide leeraanbod van het Leerhuis, zodra hij of zij is ingewerkt. Er staan allerlei interessante trainingen, e-learnings, webinars en podcasts klaar.
Behoefte aan hulp op maat?
Wil je meer informatie en tips ontvangen over onboarding? Of ben je op zoek naar leeroplossingen (op maat) rondom informatiehuishouding, archivering of openbaarmaking? Het Leerhuis denkt als kennis- en sparringpartner graag met je mee.
Stuur een mail naar leerhuis@nationaalarchief.nl met jouw vraag, dan nemen we contact met je op.