Goede informatiehuishouding gaat niet alleen over het zorgvuldig opslaan en beheren van informatie. Minstens zo belangrijk is het besef waaróm we dat doen. Tijdens de IHH-dag van de Belastingdienst maakten informatieprofessionals dat zelf mee. Met een bijzondere verzameling archiefstukken over Anton de Kom ervaarden zij wat er gebeurt als informatie los van haar context wordt bekeken - en waarom wat we vandaag vastleggen, bepaalt welk verhaal later nog verteld kan worden.
Binnen de Belastingdienst is er veel aandacht voor informatiehuishouding. Tijdens de IHH-dag stond daarom niet alleen de dagelijkse praktijk centraal, maar ook het grotere verhaal erachter: waarom steken we als overheid zoveel tijd en energie in een goede informatiehuishouding? Om dat belang op een andere manier voelbaar te maken, verzorgden het Leerhuis Informatiehuishouding en het Nationaal Archief een proeverij versie van de workshop Later Leest Mee.
Zelf ervaren wat informatie met een verhaal doet
Later Leest Mee is ontwikkeld door het Leerhuis en team Educatie van het Nationaal Archief. In de workshop duiken deelnemers samen het archief in en reconstrueren ze aan de hand van historische documenten het verhaal van een persoon.
De gedachte daarachter is eenvoudig: vertellen waarom informatiehuishouding belangrijk is, is iets anders dan mensen het zelf laten ervaren. Daarom worden bij het Leerhuis leeractiviteiten niet alleen vanuit de inhoud ontwikkeld, maar wordt ook gekeken naar gedragsinzichten en werkvormen die mensen aan het denken zetten.
De workshop bij de Belastingdienst begon met een kort flitscollege van Florens Baan, adviseur gedragsverandering bij het Leerhuis. Daarna was het aan de deelnemers zelf.
Eén persoon, verschillende verhalen
In kleine groepen gingen de informatieprofessionals aan de slag met archiefstukken over het leven van Anton de Kom. Iedere groep kreeg andere documenten, maar beantwoordde dezelfde vragen. En juist daardoor ontstonden verschillende verhalen.
Zo las de ene groep over een schrijver en vrijheidsstrijder. Andere documenten, opgesteld door de koloniale autoriteiten, beschreven De Kom als een ‘gevaarlijke communist’ en ‘oproerkraaier’. Weer andere stukken gingen over zijn vermissing tijdens de Tweede Wereldoorlog. Pas toen de groepen hun bevindingen bij elkaar brachten, ontstond een completer beeld. Daarmee werd iets zichtbaar wat voor informatieprofessionals zeer herkenbaar is: één document vertelt zelden het hele verhaal. Zonder samenhang en context kan informatie zelfs tot een heel andere interpretatie leiden.
Wat vandaag wordt vastgelegd, doet er later toe
Juist het verhaal van Anton de Kom laat zien waarom context van belang is. De manier waarop de Nederlandse overheid naar hem keek, veranderde door de jaren heen sterk. Waar hij ooit door de overheid werd gevolgd en zijn boek Wij slaven van Suriname werd gecensureerd, werd hij in 2020 opgenomen in de Canon van Nederland en bood het kabinet in 2023 excuses aan zijn nabestaanden aan.
De archiefstukken maken het mogelijk om ook jaren later te reconstrueren hoe de overheid destijds handelde en tot bepaalde oordelen kwam. Dat kan alleen als informatie wordt bewaard, vindbaar blijft én in samenhang kan worden bekeken. Verdwijnt informatie of gaat de context verloren, dan verdwijnt ook een deel van het verhaal. En daarmee wordt het moeilijker om als overheid verantwoording af te leggen over wat er is gebeurd.
Van weten naar ervaren
Dat was precies wat tijdens de IHH-dag van de Belastingdienst tastbaar werd, door een stapel papier over één bijzonder leven. Goede informatiehuishouding is niet alleen iets wat moet vanwege wet- en regelgeving. Het zorgt ervoor dat toekomstige generaties ook begrijpen hoe besluiten en handelen van de overheid tot stand kwamen en te reconstrueren zijn.
Met werkvormen als Later Leest Mee helpt het Leerhuis organisaties om dat grotere ‘waarom’ achter informatiehuishouding bespreekbaar te maken. Niet door alleen te vertellen waarom het belangrijk is, maar door medewerkers het zelf te laten ontdekken. Want wat wij vandaag bewaren, bepaalt welk verhaal er morgen nog te vertellen valt. Immers, later leest iemand mee.
Wil je binnen jouw team of organisatie ook op een andere manier aandacht besteden aan bewustwording, informatiegedrag of het belang van goede informatiehuishouding? Lees hier wat het Leerhuis kan betekenen. Of neem contact met ons op via leerhuis@nationaalarchief.nl om samen je hulpvraag en de mogelijkheden te bespreken.