Nieuwe informatieprofessionals kijken vaak anders naar het vak dan mensen die er al jaren in werken. Wat kunnen andere informatieprofessionals leren van die frisse blik?
Thuis in een nieuw vakgebied
wist eigenlijk niet eens dat informatiehuishouding een ‘ding’ was,” bekent Boyke. “Maar ik kwam er al snel achter dat dit een vakgebied is waar ontzettend veel gebeurt.” Wat viel Boyke en Romée het meest op bij hun start als informatieprofessional? Ze delen hun vijf belangrijkste inzichten.
1. Toon begrip voor weerstand
Wat Romée vooral opviel, was het spanningsveld tussen goede informatiehuishouding en werkbare processen. “Veel mensen hebben het idee dat digitalisering hun werk vooral makkelijker moet maken. Wanneer blijkt dat iets als verantwoording afleggen ook veel inspanning vraagt, roept dat weerstand op.”
Wat is er nodig om die weerstand weg te nemen? Volgens Romée is dat vooral geruststelling. “Mensen willen gezien en gehoord worden. Dat menselijke aspect is een belangrijk onderdeel van ons werk.”
2. Spreek tot de verbeelding
Volgens Boyke is ook het juiste taalgebruik belangrijk. “Het woord ‘archiveren’ heeft een stoffig en moeilijk imago. Ik heb het daarom liever over ‘opslaan', ‘bewaren’ en ‘samenwerken’. Die termen spreken vaak meer tot de verbeelding. Zo maak ik efficiënter werken toegankelijker voor collega’s en is de uiteindelijke stap naar archivering een stuk kleiner.”
3. Goede informatiehuishouding begint met begrijpen hoe mensen werken
Om informatiehuishouding te verbeteren, moet je begrijpen hoe mensen werken, welke informatie zij produceren en hoe zij die verspreiden. In haar werk spreekt Romée met verschillende directies over hun processen, documenten en informatiestromen. Dat levert niet alleen betere informatiehuishouding op, maar ook breder inzicht in hoe organisaties functioneren.
4. Verandering vraagt om flexibiliteit
Informatiehuishouding ontwikkelt zich continu. Organisaties werken doorlopend aan het aanpassen van processen, systemen en werkwijzen, voor een steeds digitalere manier van werken. Tegelijkertijd dienen nieuwe ontwikkelingen en concepten, zoals AI, zich alweer aan. Dat vraagt om flexibiliteit, zowel van organisaties als van informatieprofessionals zelf.
Niet alles werkt meteen perfect en niet iedere oplossing sluit naadloos aan op de praktijk. Juist daarom is het volgens Romée en Boyke belangrijk om open te blijven staan voor feedback en mee te bewegen met veranderingen.
5. Kennisdeling helpt de informatiehuishouding vooruit
Er is niet één werkwijze voor informatiehuishouding. Organisaties werken met verschillende systemen, processen en prioriteiten. Toch moeten ze uiteindelijk allemaal aan dezelfde wet- en regelgeving voldoen.
Volgens Boyke werken organisaties nog te vaak als aparte ‘eilandjes', terwijl we juist veel van elkaar kunnen leren: “Welke aanpak werkt goed? Hoe richt je processen slim in? En hoe ga je om met weerstand of verandering binnen een organisatie? De mogelijkheden die het Leerhuis hiervoor biedt, zijn daarom heel waardevol.”