Iedere organisatie wil duurzaam toegankelijke en goed vindbare informatie. Maar hoe maak je van informatiehuishouding meer dan een verplichting? Vier inzichten uit de praktijk laten zien hoe je collega's kunt helpen én enthousiasmeren om ermee aan de slag te gaan.
Verbeteren vanuit de praktijk
Yati werkt al vijf jaar bij RVO, maar startte daar in een heel andere rol. Als managementondersteuner zag zij elke dag hoe belangrijk goed georganiseerde informatie is voor samenwerking en kennisoverdracht. Inmiddels werkt ze al anderhalf jaar als informatiecoach bij het team Duurzame Informatievoorziening (DIV) en helpt zecollega's hun informatiehuishouding op orde te brengen. Wat zijn haar vier belangrijkste lessen?
1. Maak de meerwaarde zichtbaar
Iedereen weet inmiddels dat informatiehuishouding belangrijk is en dat organisaties moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Maar er zit een wezenlijk verschil tussen iets doen omdat het moet, en iets doen omdat je er echt in gelooft. Daar zit volgens Yati de grootste uitdaging.
Om collega's bewuster te maken van de meerwaarde van informatiehuishouding, gebruikt ze herkenbare voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. “Wat gebeurt er als iemand onverwacht vrij is of uitvalt? Kunnen collega's dan direct verder, of moeten ze eerst bellen om te vragen waar documenten staan? Goede informatiehuishouding maakt het makkelijker om werk over te dragen, samen te werken en informatie terug te vinden.”
Volgens Eric sluit die benadering perfect aan bij de training Marketing in de informatiedienstverlening. "De training laat zien hoe je informatiehuishouding laat leven binnen je organisatie. Medewerkers worden niet snel enthousiast van wetten, regels of verplichtingen. De kunst is om aan te sluiten bij wat voor hen belangrijk is en te laten zien wat het hen oplevert.”
2. Begin met luisteren
Yati's functietitel zegt volgens haar veel over de invulling van haar rol: “Ik ben informatiecoach, geen adviseur of beheerder. Ik ben er niet om de regels voor te schrijven om te controleren, maar om collega's te helpen hun informatiehuishouding te verbeteren.”
"Bij DIV hebben we een spreekwoordelijke gereedschapskist met allerlei hulpmiddelen die mensen kunnen gebruiken.", vertelt Yati. “Natuurlijk hoort daar advies bij, maar de nadruk ligt op praktische ondersteuning. Collega's krijgen handvatten waarmee ze zelf aan de slag kunnen.”
Voor goede coaching is het belangrijk te begrijpen waar mensen tegenaan lopen. Volgens Yati begint een goed gesprek daarom met luisteren. Door open vragen te stellen en niet direct vast te houden aan een vooraf bedachte oplossing, ontdek je waar hun drempels liggen. Dat helpt betere adviezen te geven en neemt vaak ook weerstand weg.
3. Gebruik de diversiteit van je team als kracht
Volgens Yati is de traditionele informatieprofessional aan het verdwijnen. Binnen haar team werken mensen met uiteenlopende opleidingen, werkervaringen en expertises. Sommigen hebben een achtergrond in archivistiek, anderen zijn via een traineeship of vanuit een heel andere functie in het vakgebied terechtgekomen.
Die verschillende perspectieven zijn volgens haar heel waardevol. Collega's kijken vanuit hun eigen achtergrond naar vraagstukken en komen daardoor vaak met andere oplossingen of inzichten. Yati: “Voordat ik informatiecoach werd, had ik verschillende andere functies binnen RVO. Daardoor weet ik hoe lastig het kan zijn om als nieuwe medewerker je weg te vinden in een wirwar van mappen en documenten. Die ervaring gebruik ik nu om informatiehuishouding te verbeteren vanuit het perspectief van de gebruiker.”
4. Werk stapsgewijs en houd het klein
Veel organisaties streven naar geavanceerde oplossingen zoals archiving by design, waarbij informatie vanaf het moment van creatie direct goed wordt beheerd. Volgens Yati is het belangrijk om niet direct met dat einddoel te beginnen. “Bij RVO werken we met verschillende niveaus. Eerst kijken we hoe de informatiehuishouding er nu uitziet. Teams vullen daarvoor eerst een informatiescan in. Op basis van deze scan krijgen zij praktische adviezen, zoals het volgen van de e-learning Werken met overheidsinformatie, zodat medewerkers direct met de basis aan de slag kunnen. Pas daarna kijken we naar de vervolgstappen, zoals het inrichten van een informatiestructuurplan en het koppelen van informatie aan werkprocessen.”
Yati's advies aan andere informatieprofessionals? “Houd het klein.” Volgens haar zit de uitdaging in het zo klein en concreet mogelijk maken van de dingen die echt nodig zijn. “Door klein te beginnen en aan te sluiten bij de dagelijkse praktijk, krijg je mensen mee.”