We bewaren mails, documenten en duizenden foto’s in de cloud. Vaak zonder ze ooit nog te bekijken of op te ruimen. Al die data neemt ruimte in op servers in datacenters, die energie, water en grondstoffen nodig hebben. Hoe meer we bewaren, hoe groter de belasting voor het milieu. Maar hoe vind je als informatieprofessional de balans tussen zorgvuldig informatiebeheer en duurzame IT?
Rachel Kuijlenburg
IT als zegen en als vloek
IT maakt veel dingen makkelijker en sneller, maar de impact op het milieu is groot. “Datacenters zijn verantwoordelijk voor zo’n 3% van het wereldwijde energieverbruik”, zegt Rachel. “Voor de hele ICT-sector ligt dat aandeel zelfs rond de 10%. En door de opkomst van AI neemt de vraag naar datacenters alleen maar toe. Het laten draaien en koel houden van alle apparaten in deze datacenters vraagt om meer energie en water dan we eigenlijk hebben. Alle reden dus om beter voor het milieu te zorgen.”
Bewaarlust
“Mensen zijn datahamsters”, zegt Rachel. “We verzamelen en bewaren steeds meer informatie, en ruimen bijna nooit op. Ik vraag de deelnemers van de workshops die ik geef vaak hoeveel foto’s zij in de cloud hebben staan. Gemiddeld zijn dit er zo’n 5.000 per persoon. Bekijken ze die ook elke maand? En ruimen ze daar wel eens wat van op? Waarschijnlijk niet.” Datzelfde verschijnsel zie je ook terug bij organisaties. Door de grote hoeveelheid data is informatie soms moeilijk terug te vinden, beheren of beveiligen. “Je hoort regelmatig over organisaties die hun excuses moeten aanbieden omdat er iets misgaat met de opslag of beveiliging van hun data.”
Voor informatieprofessionals is bewaren natuurlijk nodig: een goed georganiseerde, democratische samenleving vraagt om zorgvuldig informatiebeheer. Maar dat betekent niet dat je álles moet bewaren. “De wet schrijft voor dat je informatie beschikbaar hebt op het moment dat die nodig is, niet dat je overbodige gegevens bewaart. Ik denk dat als je echt de letter van de wet volgt, je juist een hele slanke, overzichtelijke informatiehuishouding hebt.”
Een volle cloud zie je niet
Dat we blijven verzamelen, komt ook doordat digitale opslag zo onzichtbaar is. Rachel: “Vroeger was het archief op een gegeven moment vol. Dan moest er opgeruimd worden. In de cloud zie je dat niet. Het is ongrijpbaar.” Een volle kast herinnert je eraan dat je moet opruimen. Bij digitale opslag ontbreekt die prikkel. En als de cloud vol raakt, is extra ruimte zo geregeld. “Je krijgt een mailtje: voor één euro per maand kunnen we je cloud uitbreiden. Dan zeggen mensen al snel: doe maar.”
Oneindig veel kopieën
Rachel ziet binnen organisaties vaak dat hetzelfde bestand op verschillende plekken wordt opgeslagen: “Een notitie op SharePoint, een aangepaste versie op de eigen laptop en een bijlage in een mail: vaak zijn er oneindig veel kopieën die overal en nergens rondzwerven. Dat is niet duurzaam én niet overzichtelijk. Het vergroot het risico dat je per ongeluk in een oude versie van het bestand werkt. Spreek daarom af waar bestanden thuishoren en werk samen op één plek aan hetzelfde document. Zo voorkom je dat het steeds opnieuw wordt gekopieerd en rondgestuurd.”
Duurzaam vanaf de eerste werkdag
Daarnaast ziet Rachel vooral onbenutte kansen in het onboardingproces. “Nieuwe medewerkers krijgen vaak een rondleiding door het gebouw. Maar niemand laat ze zien hoe de informatiehuishouding werkt. Er zijn vaak wel documenten met uitleg, maar medewerkers hebben ook begeleiding nodig. Maak daarom vanaf het begin duidelijk hoe je digitaal communiceert en waar je informatie opslaat.” Dat vraagt volgens haar om samenwerking tussen de informatieprofessional, IT en HR. Ook leidinggevenden moeten informatiehuishouding tot een vast gespreksonderwerp maken. “Nieuwe collega’s wegwijs maken in de informatiehuishouding zou net zo vanzelfsprekend moeten zijn als hen laten zien waar ze de kantine en de toiletten kunnen vinden.”
Direct aan de slag?
Een duurzamere informatiehuishouding begint met kleine gedragsveranderingen. Rachel deelt vijf praktische tips om bewuster om te gaan met je data en apparaten.
- Ruim regelmatig op. Verwijder wat weg kan, met oog voor de wet- en regelgeving voor het bewaren en vernietigen van informatie.
- Werk samen in één bestand. Deel waar mogelijk een link naar een document in de digitale samenwerkingsruimte in plaats van dat je bijlagen heen en weer mailt.
- Zet je camera uit bij grote online overleggen. Zit je met meer dan tien mensen in een Teams-meeting? Door je camera uit te zetten, verstuur je minder data.
- Leer gericht prompten. AI gebruiken kost energie en water. Met een duidelijke vraag voorkom je onnodige vervolgvragen.
- Gebruik apparaten zo lang mogelijk. De productie van laptops en telefoons kost veel energie en grondstoffen. Ga er zorgvuldig mee om en installeer updates op tijd, zodat ze langer meegaan.
Meer weten?
Klaar voor een duurzamere informatiehuishouding? Volg de e-learning Digifit van het Leerhuis en leer slimmer, veiliger en duurzamer te werken in je digitale werkomgeving.