De Archiefwet 2026 komt eraan. Maar wie zich alleen richt op de datum van inwerkingtreding en de gewijzigde regels, mist misschien wel de belangrijkste boodschap: de beweging die de wet ondersteunt, is allang begonnen. Daarom ging het Leerhuis in gesprek met professionals uit het werkveld over de belangrijkste veranderingen, de gevolgen voor organisaties en wat de nieuwe wet vraagt van informatieprofessionals.
Beluister de volledige podcastspecial op Spotify of Apple Podcasts.
Overheidsinformatie ontstaat niet meer alleen in keurige papieren dossiers. Het staat in e-mails, chats, zaaksystemen, samenwerkingsomgevingen, websites en steeds vaker in toepassingen met AI. Informatie is verspreid, voortdurend in beweging en onmisbaar voor het functioneren van de overheid.
In de podcastspecials van De veranderende rol van de informatieprofessional spreken experts en vakgenoten over het ontstaan van de nieuwe Archiefwet, de gevolgen voor organisaties en archiefinstellingen en de toekomst van het vak. Uit die gesprekken komt één duidelijke rode draad naar voren: goed informatiebeheer begint niet in het archief, maar op het moment dat informatie ontstaat.
Meer dan een modernisering van de wet
De Archiefwet uit 1995 is geschreven in een tijd waarin papier nog het uitgangspunt was. De principes van de wet waren ook toepasbaar op digitale informatie, maar dat was niet altijd duidelijk zichtbaar.
De nieuwe wet sluit nadrukkelijker aan op die digitale praktijk. Zo wordt duidelijker dat ook digitale informatie goed beheerd moet worden, wordt de overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren informatie verkort van twintig naar tien jaar en veranderen regels rond openbaarheid, selectie en toezicht.
Toch betekent dit niet dat het werk van de informatieprofessional vanaf de invoering volledig op zijn kop staat. Veel verplichtingen bestaan al. De nieuwe wet maakt bestaande ontwikkelingen vooral explicieter en urgenter.
Daarmee biedt de wet ook een kans. Informatieprofessionals kunnen haar gebruiken om informatiebeheer opnieuw op de agenda te zetten en binnen hun organisatie het gesprek te voeren over verantwoordelijkheden, systemen en werkwijzen.
De echte verandering vindt plaats in de organisatie
Goede informatiehuishouding en archivering is niet alleen de verantwoordelijkheid van de informatieprofessional. Informatie wordt gecreëerd en gebruikt in het primaire proces. Daar moet zij dus ook goed worden beheerd.
Achteraf dossiers herstellen, ontbrekende documenten verzamelen of grote hoeveelheden informatie handmatig controleren is in een digitale omgeving steeds minder haalbaar. Informatiebeheer moet daarom vanaf het begin worden meegenomen bij de inrichting van processen en systemen.
Dat vraagt om samenwerking met medewerkers, proceseigenaren, ICT, privacyprofessionals, Woo-coördinatoren en bestuurders. Niet door alleen uit te leggen wat de wet voorschrijft, maar door te begrijpen hoe mensen werken en waar zij tegenaan lopen.
De informatieprofessional verschuift daarmee steeds meer van controleur naar adviseur, regisseur en samenwerkingspartner. Vakinhoudelijke kennis blijft belangrijk, maar is niet voldoende. Ook luisteren, adviseren, beïnvloeden en complexe regels vertalen naar werkbare oplossingen worden steeds belangrijker.
Wat kun je uit de podcastspecials meenemen?
De vijf gesprekken leveren een aantal duidelijke lessen op:
- Wacht niet tot de wet ingaat. Breng nu al in kaart waar je organisatie staat en welke processen, regels en verantwoordelijkheden aangepast moeten worden.
- Richt informatiebeheer aan de voorkant in. Zorg dat systemen en werkprocessen medewerkers ondersteunen bij het goed vastleggen en beheren van informatie.
- Vertrek vanuit het primaire proces. Kijk niet alleen naar wat de Archiefwet vraagt, maar ook naar wat medewerkers nodig hebben om hun werk goed te doen.
- Gebruik de wet als aanleiding, niet als enige argument. Een wettelijke verplichting kan urgentie creëren, maar een verandering werkt pas wanneer medewerkers er ook het voordeel van ervaren.
- Zoek de samenwerking op. Veel organisaties worstelen met dezelfde vraagstukken. Deel kennis, hulpmiddelen en ervaringen.
- Investeer in menselijk contact. Een handleiding of e-learning alleen is vaak niet genoeg. Medewerkers hebben behoefte aan een herkenbaar aanspreekpunt dat hun praktijk begrijpt.
- Blijf vooruitkijken. AI, chatberichten, data en nieuwe samenwerkingsplatforms blijven het vak veranderen. De nieuwe wet is geen eindpunt, maar een volgende stap.
Luister de speciale podcastreeks
Wil je beter begrijpen waarom de Archiefwet 2026 er komt, wat er verandert en hoe je jouw organisatie daarop kunt voorbereiden?
Beluister dan de speciale afleveringen van De veranderende rol van de informatieprofessional. Experts en vakgenoten delen hun ervaringen en geven verschillende perspectieven op de wet, toezicht, de praktijk en de veranderende rol van de informatieprofessional.
Beluister de volledige podcastspecial op Spotify of Apple en lees meer over de Archiefwet 2026 op de kennisbank van het NA.