“Sla het op in het DMS.” Voor iedereen dezelfde zin, maar niet voor iedereen dezelfde vraag. Voor een beleidsmedewerker betekent het: laat een tekst zien die nog niet af is. Voor een collega in de uitvoering: nog een handeling naast het eigenlijke werk. Voor iemand in de bedrijfsvoering: stap zoveel op een volle dag. En voor een leidinggevende: weer een agendapunt. Wie iedereen hetzelfde verhaal vertelt, raakt dus hooguit één van de vier.
Weerstand laat zien waar het schuurt
In de natuurkunde remt weerstand beweging af, zoals wrijving een rollende bal. Lang keken we in organisaties net zo naar weerstand: als een rem die weg moet. Volgens organisatiewetenschapper Sandy Piderit is dat te eenzijdig. Weerstand kan ook voortkomen uit de oprechte wens om de organisatie te beschermen. Dan is het vooral een signaal van waar een verandering schuurt met het werk.
Waar het schuurt, verschilt per functie. Daarom kijken we hieronder per doelgroep: wat vraagt het werk, wat kan dat oproepen, en welke aanpak sluit daarop aan?
Beleid: als een halve tekst kwetsbaar voelt
Beleid ontstaat in rondes, met steeds nieuwe meelezers. Ondertussen voelt het alsof je steeds meer van jezelf in de tekst stopt. Onderzoekers noemen dat, met een knipoog, het IKEA-effect: we hechten meer waarde aan iets wat we zelf hebben gemaakt. Juist daarom voelt een half concept delen als je kaarten laten zien voordat je spel klaar is.
Speelt dit, dan helpt het om te laten zien wat vroeg delen oplevert voor het werk zelf: nooit meer zoeken naar de laatste versie, en geen verbeterde fouten die toch weer opduiken. Een map ‘in bewerking’ helpt ook. Iedereen weet dan dat het om een concept gaat. Dat maakt delen veiliger, en veiligheid is een belangrijke voorwaarde om onaf werk te laten zien (zie ook Uit de schaduw).
Uitvoering: als het voelt als administratie naast het echte werk
In de uitvoering draait het werk om zaken en mensen. Informatiehuishouding kan dan voelen als papierwerk dat tijd kost die je liever aan een burger besteedt.
Psycholoog Adam Grant liet bellers die geld inzamelden voor studiebeurzen vijf minuten kennismaken met een student die zo’n beurs had gekregen. Een maand later haalden ze bijna drie keer zoveel geld op. Ze zagen nu voor wie ze het deden.
Bij informatiehuishouding blijft die persoon vaak onzichtbaar: de collega die later een zaak overneemt, of de burger die zijn dossier opvraagt. Het helpt om die persoon zichtbaar te maken, bijvoorbeeld met het verhaal van een collega die een zaak overnam met of zonder compleet dossier. Op dat principe is ook onze workshop Later Leest Mee bijvoorbeeld gebouwd.
Bedrijfsvoering en ondersteuning: als elke klik telt
Wie in de bedrijfsvoering of ondersteuning werkt, doet op een dag tientallen kleine dingen voor anderen. Elke extra stap weegt dan zwaar en de snelste route wint, ook als je best weet hoe het hoort. Ongeveer 95 procent van wat we dagelijks denken, voelen en doen gaat bovendien op de automatische piloot.
Weegt elke stap zwaar, dan helpt het om te laten zien dat de goede route juist tijd oplevert, en die belofte waar te maken. Vraag niet of iemand informatiehuishouding belangrijk vindt. Vraag hoeveel klikken het kost en haal er samen één weg. Dat doet meer dan een training.
Leidinggevenden: als het nooit urgent voelt
Een leidinggevende heeft altijd iets wat vandaag af moet. Onderzoek laat zien dat we urgente taken voortrekken boven belangrijke, zelfs als de belangrijke taak meer oplevert. Informatiehuishouding is belangrijk, maar het voelt zelden urgent. Dus verliest het bijna altijd.
Daarom helpt het om aan te haken bij een moment dat al wel urgent is, zoals het vertrek van een medewerker. Zorg dat de leidinggevende dan een korte checklist krijgt: waar staan de dossiers van deze collega? Dat kan via het secretariaat of het afscheidsproces, zonder dat je zelf als informatieprofessional aan tafel zit. Zo komt informatiehuishouding op tafel als het wel urgent voelt en gaat het over het eigen team.
Begin met één open vraag
De vier situaties in deze blog komen we vaak tegen, maar ze gelden niet voor iedereen in een functie. Weet je niet goed wat er bij een collega of team speelt? Stel dan eerst één open vraag, bijvoorbeeld: “Wat maakt het voor jou lastig om dit meteen goed op te slaan?” Vaak hoor je dan vanzelf of het om tijd, onzekerheid of iets heel anders gaat. Dat helpt je kiezen welke aanpak je probeert.
Wat vraagt het werk van de collega’s die jij wilt bereiken? En sluit jouw aanpak daarop aan?
Wil je meer leren over hoe je weerstand herkent en ermee aan de slag gaat? Volg dan de e-learning ‘Weerstand begrijpen en ombuigen’ via het Leerhuis Informatiehuishouding.