Wanneer je last hebt van inertia, voel je een diepe vorm van weerstand. Je hebt de neiging om vast te houden aan bestaande werkwijzen, zelfs wanneer je weet dat die verandering wenselijk en noodzakelijk is. Zoals bij het verbeteren van de informatiehuishouding. Deze blog laat zien hoe inertia ontstaat, hoe het zich uit in de praktijk en welke technieken helpen om deze weerstand succesvol om te buigen.
Wat is inertia?
Inertie is het gevolg van de menselijke behoefte aan energiebehoud: mensen doen liever zo min mogelijk moeite en kiezen steevast voor de “weg van de minste weerstand” - oftewel het behouden van de status-quo.
Deze vorm van weerstand komt duidelijk naar voren in de kloof tussen intentie en daadwerkelijk gedrag: iets willen betekent niet automatisch dat het ook wordt gedaan. Zo beseffen veel mensen het belang van digitale archivering, maar blijven ze toch verspreid e-mails opslaan of werken ze nog met papieren dossiers, simpelweg omdat dit vertrouwd aanvoelt.
Voorbeelden van inertia binnen het Rijk:
- Ambtenaren die procedurele vernieuwing onderschrijven, maar blijven in de praktijk werken volgens het oude systeem.
- Besluiten rondom open data worden op papier genomen, maar de daadwerkelijke implementatie wordt uitgesteld ‘omdat het zo druk is’.
- Afdelingen blijven vasthouden aan hun eigen documentstructuren, terwijl een centrale standaard al een tijd beschikbaar is.
Je herkent inertia aan uitspraken als: “Ik zou wel willen, maar…”, “Je hebt gelijk, maar…” of “Zo doen we het al jaren, waarom zou het anders moeten?”.
Factoren die inertia versterken
Wanneer professionals ervaren dat een nieuwe werkwijze veel extra tijd of inspanning vergt, kiezen ze bijna altijd voor wat ze kennen. De factoren ‘tijd’ en ‘moeite’ hebben dus veel invloed op inertie.
- Tijd: Bij tijdsdruk schakelen mensen eerder over op de automatische piloot en grijpen terug op bekende routines;
- Moeite: Hoe ingewikkelder de verandering lijkt, hoe groter de kans dat men het bij het oude laat. Denk bijvoorbeeld aan het aanleren van nieuwe metadata-standaarden.
Ook sociale normering speelt een rol: als collega’s vasthouden aan de oude manier van werken, is het lastig om in je eentje het voortouw te nemen.
Technieken om inertia te doorbreken
Om het gedrag van mensen écht te kunnen veranderen, moeten ze het nut van die verandering in gaan zien, maar je moet het gewenste gedrag ook actief gaan sturen. Hieronder vind je vijf effectieve technieken, waarmee je mensen kunt bewegen tot het verbeteren van hun informatiehuishouding.
1. Maak de gewenste keuze de standaard
Mensen kiezen vanzelf vaak voor de ‘default‘-optie. Zet dubbelzijdig printen, centrale archivering of het gebruik van een bepaald sjabloon daarom aan als standaard optie in digitale systemen. Zo bespaar je energie en wordt afwijkend gedrag een bewuste keuze. Voorbeelden:
- Automatische archivering van e-mails;
- Standaard ingevulde metadata voor documenten in managementsystemen;
- ‘Openbaar, tenzij…’ als default binnen digitale workflows. Daardoor wordt openbaarheid de norm (net zoals je in Nederland tegenwoordig standaard donor bent, tenzij je aangeeft dit niet te willen).
2. Deel het doelgedrag op in kleine, haalbare stappen
Grote doelen kunnen overweldigend zijn en averechts werken. Splits de implementatie van een nieuw informatiesysteem daarom op in kleine taken, zoals:
- “Lees de instructie.”
- “Upload één document.”
- “Deel je eerste bestand met een collega, via het nieuwe systeem.”
Door de stappen met succes af te ronden, vergroot het gevoel van eigen kunnen (self-efficacy) en verkleint de kans dat men afhaakt.
3. Gebruik prompts, cues en visuele geheugensteunen
Plaats opvallende reminders (posters, banners, pop-ups) voor het gewenste gedrag in de werkomgeving. Digitale reminders bijvoorbeeld, die direct in een DMS (Document Management Systeem) verschijnen bij het afsluiten van een project: “Sla je documenten hier op, volgens de Rijkstandaard!”.
4. Opwekken van geanticipeerde spijt
Laat professionals nadenken over wat ze zouden missen of waar ze spijt van zouden krijgen, wanneer ze hun gedrag niet veranderen. Stel gerichte vragen als: “Hoe zou je het vinden als een belangrijk beleidsdocument over vijf jaar niet meer terug te vinden is?” of visualiseer een situatie met concrete consequenties. Organiseer bijvoorbeeld visuele campagnes en trainingen, waarin de gevolgen van onjuist informatiemanagement worden getoond.
5. De Disrupt-then-Reframe techniek
Trek aandacht met iets prikkelends, zoals een stelling (“Digitaal archiveren kost je minder tijd dan je denkt – bewijs het zelf in 5 minuten”) en vorm de boodschap om naar het gewenste gedrag. Deze korte disruptie haalt mensen even uit hun gewoontepatroon, waardoor ze meer openstaan voor verandering.
Tot slot
Weerstand ombuigen begint bij het begrijpen van inertie — en het slim inzetten van gedragstechnieken die aansluiten op de dagelijkse praktijk in de publieke sector.
Door aandacht te geven aan gedragsfactoren als tijd, moeite en emotie, en door gerichte verandertechnieken te gebruiken, kunnen professionals binnen het Rijk écht veranderen en de informatiehuishouding verbeteren.