Een veranderkundige aanpak met concrete handvatten die aansluit op de dagelijkse praktijk van de verschillende afdelingen. Daarmee verdiende de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) de Od Kwaliteitsaward 2025! Het Leerhuis feliciteert de IGJ van harte! We zijn trots op jullie – en blij dat we een klein steentje kunnen bijdragen.
Irène Moonen
De samenwerking van het Leerhuis en het programma Informatiehuishouding (IHH) van de IGJ begon tijdens een training Leidinggeven aan gedragsverandering. Vera van Dun, strategisch communicatie -en verandercoördinator bij het programma: “Die training gaf ons meer inzicht in de oorzaak van weerstand in ons programmateam. Als programmateam voelden we de spanning in de organisatie, nu begrepen we dat daaraan ook voor ons een persoonlijk aspect zit. ’We doen als programma ons best om anderen zo goed mogelijk te ondersteunen. Waarom is er dan toch weerstand?’ Het is belangrijk dat het minder persoonlijk voelt. Dat kan alleen door inzicht in de oorzaak van weerstand te krijgen: Informatiehuishouding op orde krijgen vraagt een verandering in het dagelijks werk van medewerkers. Dan kom je ook aan het zelfbeeld van mensen over hoe ze hun werk doen.”
Beeld: © IGJ
Vera van Dun
Het fundament voor het programmateam is een goede aansluiting op de dagelijkse praktijk van de afdelingen. Programmamanager Irène Moonen: “We zijn gestart met het maken van de IHH-strategie voor de IGJ met de belangrijkste IHH-principes. Op basis daarvan hebben we 5 vuistregels opgesteld. Dit heeft zich vertaald in een veranderaanpak. We hebben nadrukkelijk gekeken waar we nog kunnen groeien als organisatie om tot volwassenheidsniveau 3 te komen. Deze aanpak bestaat uit een aantal stappen. We zijn langs de afdelingen gegaan; een intensief traject voor het programmateam. Per afdeling hebben we een scan gemaakt: wat speelt er op gebied van informatiehuishouding, hoe staat het met de mappen, documenten of de naamgeving. Vervolgens hebben we met de leidinggevenden – ook voor een goede bedding – een intake gedaan. Op basis daarvan hebben we, wederom per afdeling, een plan van aanpak gemaakt met concrete instructies. Afgestemd op de praktijk van die afdeling en heel eenvoudig en duidelijk, voor een duurzame implementatie.”
De Kenners vormen de brug tussen de informatieprofessionals en de afdeling
Ook hebben de afdelingen intern zogeheten ‘Kenners’ benoemd. “Twee op elke afdeling. Met uiteenlopende functies, van inspecteurs, medewerkers toezicht tot secretarissen. De Kenners vormen de brug tussen de informatieprofessionals en hun afdeling en zorgen voor de optimale vertaling naar de praktijk. Met een eigen maatwerktraject, gebaseerd op producten van het Leerhuis, zorgen we ervoor dat ze helemaal op vlieghoogte komen op het gebied van IHH.”
Bewaren én weggooien
En dan: aan de slag. “Met elke afdeling organiseren we een kick-off”, vertelt Vera. “De aandacht is daarin vooral gericht op de bewustwording en het ophalen en erkennen van weerstand. Want pas dan kun je een werkwijze echt veranderen. Het is belangrijk aandacht te hebben voor zowel de harde als de zachte kant.”
Een van de vuistregels luidt: is het bestand niet archiefwaardig, dan gooi je het weg. Vera: “Bij informatiehuishouding denken we vooral aan goed bewaren. Dat is maar één element. Er moet ook informatie weggegooid en vernietigd worden, volgens de wet. Maar dat voelt haaks. Het voelt als kennis weggooien. En als je er zo naar kijkt lijkt alles belangrijk. Met het gevolg dat er heel veel documenten in onze werkomgeving blijven staan. We doen nu gedragsonderzoek naar de belemmeringen bij het weggooien van niet archiefwaardige informatie.”
Informatiestructuurplannen geven gevoel én vertrouwen voor vernietiging
Daarnaast hebben we per afdeling, op basis van de eigen processen dus wederom aansluitend op de eigen praktijk, informatiestructuurplannen opgesteld waarmee gevoel én vertrouwen gecreëerd wordt voor wat vernietigd moet worden.”
Gouden Deleteknop
“De inspectieafdelingen zijn al een heel eind. De stafafdelingen zijn later begonnen, maar op dreef. We zien dat afdelingen geweldige creatieve oplossingen bedenken. Van sjoelen met (persoonlijke netwerk-)schijven tot de uitreiking van de Gouden Deleteknop – een beetje competitie werkt goed! Er is een afdeling die al 86% van de bestanden heeft opgeschoond. Overall staan we na 5 maanden tijd op zo’n 16%.”
“En weerstand heeft plaatsgemaakt voor bewustwording en betrokkenheid”, vult Vera aan. “Medewerkers die eerst gereserveerd waren, zijn nu onze belangrijkste vaandeldragers!”
Borging
Om die stijgende lijn vast te houden, wordt nu al goed nagedacht over duurzaamheid en borging. Ook omdat het programma IHH ophoudt te bestaan. Vera: “Na de zomer zijn de meeste Kenners, ondersteund door een database met vragen en antwoorden, in staat vragen van hun eigen collega’s te beantwoorden. Voor ons komt de focus dan meer te liggen op het versterken van het Kennersnetwerk. Ook starten we een communicatiecampagne om het belang van een goede informatiehuishouding nog eens te benadrukken binnen de organisatie. Daarbij komt de rol van de Kenner ook in beeld. Bovendien komt er een masterclass voor managers; we moeten kijken hoe we een sturingslijn kunnen uitzetten om het gevoel van urgentie te blijven voeden.”
Al doende ontstaat volgens Irène een mooie blauwdruk. “En niet alleen voor ons: we delen het graag met anderen! Het is een intens traject geweest, maar als je kijkt naar waar we vandaan komen en waar we nu staan ben ik trots. Op de organisatie én het programmateam!”