Vraag & Verander: Hoe buig je scepticisme?

Waarom zijn we sceptisch?

Scepticisme draait om onzekerheid over de boodschap. Mensen hebben behoefte aan zekerheid. Als die ontbreekt, ontstaat er weerstand: men twijfelt of de boodschap klopt, of het verzoek wel zinvol is en wat dat precies voor hen betekent. Zolang die onzekerheid blijft, blijven er argumenten tegen de boodschap.

Een klassiek voorbeeld. Toen de mobiele telefoon in de jaren ’90 zijn intrede deed, was dat onbekend, eng en onduidelijk. En waren veel mensen sceptisch. “Wie heeft dat nou nodig?” Inmiddels weten we wel beter…

Hoe uit scepticisme zich in de praktijk van de informatiehuishouding?

Scepticisme kan zich op verschillende manieren uiten:

• Twijfel aan het nut van nieuwe regels of systemen: “Waarom moet ik dit doen?”
• Wantrouwen naar de afzender: “Zegt mijn leidinggevende dit omdat het écht beter is of omdat het moet van hogerop?”
• Onzekerheid over de gevolgen: “Wat betekent dit voor mijn werk?", "Wordt het niet alleen maar ingewikkelder?”
• Het zoeken naar argumenten om het gedrag niet te vertonen: “Ik heb daar geen tijd voor”, “Het werkt mij alleen maar tegen”

Een voorbeeld uit de praktijk. Er wordt een nieuw digitaal archiefsysteem geïntroduceerd dat tijd gaat besparen en fouten kan voorkomen. Maar in het teamoverleg wordt vooral gesproken over de extra handelingen. Die onzekerheid over de voordelen en het onbekende van het nieuwe systeem voedt het scepticisme en kan tot weerstand leiden: “We doen het al jaren zo, waarom moet het anders?” 

Technieken om scepticisme om te buigen

Gelukkig zijn er effectieve manieren om scepticisme te verminderen en mensen mee te krijgen in verandering:

1. Co-creatie: betrek de doelgroep

Mensen zijn minder sceptisch als ze betrokken worden bij het proces. Door samen te werken aan oplossingen voelen medewerkers zich gehoord en groeit het vertrouwen. Organiseer bijvoorbeeld een werksessie waarin medewerkers meedenken over de inrichting van een nieuw digitaal systeem. Laat ze hun knelpunten delen en denk samen na over praktische oplossingen. Zo wordt de verandering iets van henzelf, in plaats van iets wat wordt opgelegd. Of stel bij de invoering van een nieuw documentmanagementsysteem een pilotgroep samen van medewerkers van verschillende afdelingen. Laat hen wensen en zorgen inbrengen en meedenken over de inrichting. Zo voorkom je weerstand bij de uiteindelijke uitrol, omdat medewerkers zich eigenaar voelden van het proces.

2. Communiceer de descriptieve norm

Mensen zijn gevoelig voor wat anderen doen. Door te laten zien dat het gewenste gedrag al breed gedragen wordt, motiveer je anderen om mee te doen. Dit heet de descriptieve norm: communiceren welk gedrag de meeste mensen vertonen. Zeg bijvoorbeeld: “80% van de collega’s slaat documenten inmiddels op de juiste manier op” in plaats van “Te weinig mensen slaan hun documenten goed op”. Dit geeft een positief beeld en maakt het aantrekkelijker om mee te doen.

Let op: de norm moet wel kloppen. Als het systeem nog nauwelijks wordt gebruikt, werkt deze techniek averechts.

3. Kies de juiste zender

Niet alleen de boodschap, ook de boodschapper doet ertoe. Medewerkers geloven collega’s die dicht bij hen staan vaak sneller dan leidinggevenden of externe adviseurs. Laat een collega uit het team bijvoorbeeld vertellen hoe het nieuwe systeem het werk makkelijker maakt in plaats van dat alleen de projectleider het verhaal doet. Dit verlaagt de drempel en vergroot het vertrouwen.

4. Bied transparantie en garanties

Onzekerheid voedt scepticisme. Wees daarom transparant over het waarom en hoe van veranderingen. Geef duidelijk aan wat de voordelen zijn, maar wees ook eerlijk over mogelijke nadelen of onzekerheden. Leg bijvoorbeeld uit dat het nieuwe systeem in het begin wat tijd kost, maar dat er begeleiding is en dat er ruimte is om feedback te geven. Bied eventueel een ‘terugvaloptie’ aan: als het echt niet werkt, kijken we samen naar een alternatief. Dit geeft medewerkers het gevoel dat ze niet in het diepe worden gegooid.

5. Maak het praktisch en relevant

Laat zien wat de verandering oplevert in de dagelijkse praktijk. Geef concrete voorbeelden en quick wins. Toon bijvoorbeeld in een korte demo hoe een document in het nieuwe systeem sneller terug te vinden is dan in het oude. Of laat een collega vertellen hoe zij dankzij de nieuwe werkwijze minder tijd kwijt is aan het zoeken naar informatie.

Tot slot

Scepticisme is geen onwil, maar een uiting van onzekerheid. Door medewerkers te betrekken, de norm te communiceren, de juiste zender te kiezen, transparant te zijn en concrete voordelen te laten zien, kun je scepticisme stap voor stap ombuigen naar betrokkenheid en enthousiasme. Zo wordt informatiehuishouding niet alleen een verplichting, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk.