Nieuwe rubriek: Vraag & Verander
Binnen het Leerhuis Informatiehuishouding werken we aan een nieuwe expertise: gedragsveranderkunde. De verbeteroperatie Open Overheid heeft namelijk behoefte aan gedragsinzichten. Steeds vaker blijkt dat nieuwe wetten, regels, procedures, handreikingen, handleidingen en systemen niet vanzelf leiden tot het gewenste menselijk gedrag. Terwijl juist dát nodig is voor duurzame verandering.
Gek genoeg zijn we ons hiervan bewust, maar komen we vaak niet verder dan het constateren dat er weerstand is, waarmee we ‘nu eenmaal moeten dealen’. In de praktijk blijft het daarom vaak bij het vroegtijdig betrekken van de doelgroep bij een veranderplan. Waardevol, maar geen garantie op succes. De sleutel ligt in het écht begrijpen van menselijk gedrag en het effectief omgaan met en voorkomen van weerstand.
Nieuwe rubriek
Om deze reden is de rubriek 'Vraag & Verander' vanaf nu een vast onderdeel van onze website. Hier behandelen we elke maand een veelgestelde vraag over gedragsverandering binnen de informatiehuishouding. De vraag die we op dit moment het meest horen is: hoe zorg ik dat mijn leidinggevende informatiehuishouding wél belangrijk vindt?
Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is het waardevol om eerst te kijken naar de historie en evolutie van het vakgebied informatiemanagement, dat vroeger bekendstond als documentaire informatievoorziening (DIV).
Het ontstaan van documentaire informatievoorziening
In de jaren 1960-1970 maakte de opkomst van computers en elektronische databases het (pas) mogelijk om informatie digitaal op te slaan en te beheren. Tot die tijd werd informatie eerst geprint en daarna fysiek opgeslagen. In de late 20e eeuw veranderde informatiemanagement opnieuw drastisch. De ontwikkeling van informatietechnologie, zoals het World Wide Web, zorgde voor een explosie van digitale informatie en communicatie. Informatie was daarmee dag en nacht voor iedereen toegankelijk.
De zogenaamde DIV'ers waren volgens velen niet langer nodig omdat iedere professional nu in staat zou moeten zijn de informatie zelf zorgvuldig te beheren. Inmiddels weten we dat dit een grote inschattingsfout is geweest. De informatiehuishouding van de overheid bleek mede dankzij de Kinderopvangtoeslagaffaire niet op orde. Met de grote verbeteroperatie Open op Orde, inmiddels Open Overheid, tot gevolg.
Informatiemanagement is een vak waarvoor specifieke kennis en kunde nodig is. Het organiseren en overall managen van de informatiehuishouding en informatievoorziening doe je er als ambtenaar dus niet 'even bij'. Als jouw organisatie geen kerntaak heeft in het beheren en managen van informatie, is de kans groot dat een leidinggevende het onderwerp minder belangrijk of interessant vindt omdat het voor de primaire taak slechts bijzaak is. Zij gaan ervan uit dat ze het 'niet nodig hebben' om tot resultaat te komen.
In dit soort situaties hebben we de neiging om vanuit de inhoud uit te leggen waarom informatiehuishouding wel belangrijk is. Daarbij gebruik je argumenten die je zelf overtuigend vindt, terwijl de leidinggevende hier mogelijk weinig waarde aan hecht. Omdat de leidinggevende een voorbeeldfunctie heeft, beïnvloedt hij of zij automatisch het gedrag van medewerkers. Om succesvol te zijn, is de houding van de leidinggevende dan ook cruciaal.
Weerstand tegen gedragsverandering
Om het gedrag van anderen duurzaam te veranderen, is het belangrijk te beseffen dat mensen van nature niet beïnvloed willen worden. Weerstand is dus een gezonde, grotendeels onbewuste reactie op iets wat als oncomfortabel wordt ervaren. Het lijkt op de primaire reactie die mensen hebben bij een verkeersongeval of een ruzie op straat: vechten, vluchten of bevriezen. Dit gebeurt automatisch.
Vevolgens is het belangrijk de vorm van weerstand te herkennen. Er zijn namelijk slechts 3 hoofdsoorten:
- Opstandigheid
- Scepticisme
- Passiviteit
Binnen deze drie categorieën kunnen zich tal van verschijningsvormen voordoen, waardoor het soms lastig is om precies te bepalen met welke vorm je te maken hebt. Zo kan iemand heel boos of geïrriteerd reageren op een vraag of verzoek, omdat ze het gevoel hebben dat jij je ergens mee bemoeit. Het is ook mogelijk dat iemand nieuwe oplossingen, richtlijnen of checklists weigert te gebruiken, omdat ze twijfels hebben bij nut en noodzaak. Daarnaast kan het zo zijn dat iemand jouw aanpak wel steunt, maar er vanwege tijdgebrek toch niet aan begint. Allemaal uitingsvormen van weerstand.
Zodra je weerstand ervaart, is het cruciaal eerst te achterhalen wat er écht achter schuilgaat voordat je reageert. Het kan ongelooflijk moeilijk zijn, maar probeer die verleiding echt te weerstaan. Omgaan met weerstand doe je namelijk door de basisbehoefte te herstellen die aan de weerstand ten grondslag ligt. Het gaat om de basisbehoefte aan autonomie (opstandigheid), zekerheid (scepticisme) of energie (passiviteit). Zodra die balans is hersteld, kun je pas met de ander in de juiste richting bewegen.
Vindt jouw leidinggevende informatiehuishouding onbelangrijk? Kijk en luister de komende tijd eens goed naar wat jouw leidinggevende precies zegt over het onderwerp. Weerstand begrijpen en herkennen is de kern van gedragsverandering. Je kunt gedrag duurzaam veranderen zodra je stopt met reageren op weerstand en leert kijken en luisteren zonder te oordelen.
Meer weten?
Wil jij meer leren over de toepassing van gedragsinzichten binnen informatiehuishouding? Meld je dan aan voor de eerstvolgende ‘Inspiratiesessie over gedrag’. Hier komen onderwerpen als omgaan met weerstand, doorbreken van gewoontes en effectieve veranderinterventies aan bod.
Heb jij een vraag over het duurzaam veranderen van gedrag binnen jouw organisatie, die je graag beantwoord ziet in onze nieuwe rubriek ‘Vraag en verander’? Stuur deze dan naar marielle.slooff@nationaalarchief.nl.